Как провести сбор персональных данных и обеспечить безопасность

Как собирать и обрабатывать персональные данные, не нарушая закон?

С 1 июля 2017 года вступают в силу изменения в статью 13.11. КоАП РФ, устанавливающие новые санкции за нарушение законодательства в области персональных данных. Появилось 6 новых составов административных правонарушений в рамках данной статьи. Увеличены штрафы в десятки раз!

Например, при сборе персональных данных при отсутствии на сайте условий о конфиденциальности или порядка обработки данных о пользователях, индивидуального предпринимателя могут оштрафовать на 10000 рублей, а юридическое лицо – на 30000 рублей. Если же заниматься обработкой персональных данных без письменного на то согласия, то штраф может достигать 75000 рублей! Должностному лицу, к которым относится как директор, так и индивидуальный предприниматель, придётся выложить 20000 рублей. При наличии нескольких нарушений законодательства в области защиты персональных данных контролирующие органы могут наложить несколько штрафов.

В зоне риска прежде всего владельцы многочисленных сайтов, где предусмотрена регистрация, оформление заказов, прием заявок. Именно так чаще всего собираются персональные данные о человеке в Интернете. Чтобы избежать ответственности за нарушения в области защиты персональных данных, мы расскажем об основных требованиях, предъявляемых государством к операторам персональных данных – всем тем, кто занимается получением, обработкой и хранением информации о гражданах РФ. А также расскажем, что должно быть отражено в положении об обработке персональных данных.

Что такое персональные данные?

Источником информации для данной статьи послужил Федеральный закон “О персональных данных” от 27.07.2006г. №152. Далее по тексту, ссылаясь на закон, мы будем подразумевать именно его.

Законом дано определение понятия персональных данных. К ним относится любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному физическому лицу. Такое лицо является субъектом персональных данных. В тоже время законом не раскрывается конкретный перечень сведений, относящихся к персональным данным. Представляется, что к персональным данным можно отнести:

  1. Фамилию, имя, отчество;
  2. Адрес места жительства или проживания;
  3. Адрес электронной почты;
  4. Контактный телефон;
  5. Дата и место рождения;
  6. Паспортные данные;
  7. Сведения о воинской обязанности;
  8. Фотографии;
  9. Ссылки на аккаунты в соцсетях;
  10. Сведения об образовании, профессии, опыте работы;
  11. Сведения о финансовом состоянии;
  12. Сведения о семейном положении.

Указанный выше перечень достаточно условный и предусматривает наиболее часто собираемые данные. Они относятся к общим персональным данных.

Есть еще и специальные персональные данные, сбор, обработка и хранение которых не допускается, за исключением некоторых случаев. К таким данным относятся данные о расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья и интимной жизни.

Также есть и биометрические персональные данные, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность. Они могут собираться только при наличии письменного согласия.

Какую бы информацию о человеке вы не собирали, для ее получения всегда требуется согласие субъекта персональных данных.

Кто относится к операторам персональных данных?

Оператором персональных данных может быть любое лицо, осуществляющее обработку этих данных. Это могут быть как юридические, так и физические лица. Если на вашем сайте можно зарегистрироваться, оставить заявку на обратный звонок, оформить заказ, приобрести какой-либо товар, подписаться на рассылку, заполнить анкету, пройти опрос, то вас можно смело отнести к оператором персональных данных. Независимо от того, кто осуществляет администрирование сайта, ответственным лицом за нарушение законодательства о персональных данных будет признан непосредственно владелец сайта (юридическое или физическое лицо).

Кто осуществляет контроль в области защиты персональных данных?

В настоящее время уполномоченным органом на проведение проверок и составление протоколов об административных правонарушениях являются органы прокуратуры. Однако с 1 июля 2017 года выписывать протоколы об административных правонарушениях будет Роскомнадзор. Передача функций этому органу позволит эффективнее и быстрее привлекать к ответственности нарушителей законодательства о персональных данных. Почему быстрее? Сократится цепочка уполномоченных органов, задействованных в расследовании нарушений в этой сфере.

Раньше Роскомнадзор обращался в Прокуратуру, затем Прокуратура передавала материалы в суд. Сейчас Роскомнадзор будет передавать материалы по административным правонарушениям не в Прокуратуру, а напрямую в суд. Ожидается, что Роскомнадзор поставит на поток привлечение владельцев сайтов к административной ответственности за нарушение законодательства в области обработки персональных данных. Нарушителей будет выявляться больше, бюджет РФ будет систематически пополняться штрафами по ст. 13.11 КоАП РФ.

Что необходимо сделать для соблюдения законодательства о персональных данных?

Чтобы неукоснительно соблюдать требования законодательства, мы рекомендуем:

  1. Разместить на сайте в открытом доступе положение об обработке персональных данных, ознакомившись с которым пользователь сайта сможет выразить свое согласие на обработку персональных данных. Вы можете получить такое согласие, разместив флажок ознакомления с указанным положением, нажатие на который, приведет к автоматическому согласию с условиями использования его персональных данных.
  2. Запрашивать только те данные, которые необходимы для достижения ваших целей. Не следует для оформления простой подписки на рассылку по электронной почте запрашивать паспортные данные. Эта излишняя информация может стать основанием для привлечения вас к административной ответственности.
  3. Предоставлять субъекту персональных данных информацию о том, какие сведения о нём хранятся в ваших базах данных, для чего вы обрабатываете полученную информацию и кому вы её передавали.
  4. Удалить всю информацию о пользователе после получения соответствующего запроса.
  5. Осуществлять хранение персональных данных в защищённом месте, исключающем доступ третьих лиц.
  6. Разработать положение об обработке персональных данных и ознакомить с ним своих работников под роспись.
  7. Зарегистрироваться в качестве оператора персональных данных в Роскомнадзоре.

Что должно быть отражено в положении об обработке персональных данных?

Размещая на сайте положение об обработке персональных данных, не забудьте в нем указать:

  1. Исчерпывающий перечень запрашиваемой информации;
  2. Конкретные цели сбора этой информации;
  3. Порядок обработки персональных данных с указанием исчерпывающего перечня действий, которые могут осуществляться с персональными данными;
  4. Наименование и адрес организации, осуществляющей на обработку персональных данных;
  5. Срок, в течение которого действует согласие на обработку персональных данных, способ отзыва согласия.

Подробнее о регистрации в качестве оператора персональных данных в Роскомнадзоре

По закону оператор персональных данных должен уведомить Роскомнадзор о желании заниматься обработкой персональных данных до начала обработки. Уполномоченный орган внесёт информацию в реестр операторов персональных данных и будет выдавать любому лицу информацию об операторах при вводе наименования организации, ИНН или регистрационного номера.

Законом также предусмотрены случаи, когда Роскомнадзор уведомлять необязательно. Например, в случае обработки персональных данных:

  1. Работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
  2. Стороны по договору, если персональные данные не распространяются, не передаются третьим лицам без письменного согласия и используются исключительно в целях исполнения договора.
  3. Членов общественных общественного объединения или религиозной организации, если персональные данные не распространяются, не передаются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных, используются исключительно для достижения целей, предусмотренных учредительными документами.
  4. Сделанных субъектом персональных данных доступными широкому кругу лиц.
  5. Включающих только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных.
  6. Необходимых для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
  7. Включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
  8. Обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;
  9. Обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

Если вы не знаете подпадаете ли вы под указанный выше перечень, советуем подать в Роскомнадзор уведомление о включении в реестр операторов персональных данных.

Обязан ли я хранить персональные данные на российских серверах?

В Законе сказано, что при сборе персональных данных оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

Таким образом, собирать, обрабатывать и хранить базу персональных данных о российских гражданах можно только на серверах, размещённых в России. Если у вас сайт находится на иностранном хостинге, и вы при этом осуществляете сбор и обработку данных о гражданах РФ, то ваш домен могут включить в Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных. Ведением этого реестра занимается также Роскомнадзор. Попасть в него легко. Достаточно нарушить требования законодательства в области защиты персональных данных, дождаться, когда на вас обратит внимание Роскомнадзор, а суд вынесет соответствующее решение.

В тоже время законодатель предусмотрел возможность трансграничной передачи персональных данных граждан РФ на территорию иностранных государств. Отдельного разрешения на такую передачу у Роскомнадзора запрашивать не требуется. Трансграничная передача данных допускается, если:

  1. Есть письменное согласие на такую передачу данных.
  2. Она предусмотрена международным договором или федеральными законами.
  3. Она необходима для исполнения договора, стороной которого является владелец данных, или требуется для защиты его жизни, здоровья и иных жизненно важных интересов, при невозможности получения согласия в письменной форме.

Но имейте ввиду, что передача данных о гражданах РФ на иностранные серверы должна отвечать конкретным и законным целям. Если даже вы получите письменное согласие, но обработка, сбор и хранение данных за рубежом будут признаны необоснованными, то можно оказаться в числе нарушителей Закона “О персональных данных” со всеми вытекающими последствиями.

Минкомсвязи России дало некоторые разъяснения по вопросу практического применения Закона “О персональных данных”, но они вряд ли чем помогут. Уж больно много в них противоречий. Если вы не можете сменить хостера, или без трансграничной передачи персональных данных никак не обойтись, советуем задать все интересующие вопросы напрямую в Минкомсвязь и (или) в Роскомнадзор.

Читать еще:  Необходимо уступить право требования. Как обойтись без согласия должника, обязательного по договору

Всё очень сложно? Вы не знаете как собирать и обрабатывать персональные данные правильно?

Для соблюдения требований законодательства в области защиты персональных данных без компетентного специалиста не обойтись. Можно, конечно, использовать готовые положения о конфиденциальности, взяв их с различных сайтов. Но их использование не гарантирует, что вы не будете привлечены к административной ответственности. Уж очень много в Законе специфичных требований и обязанностей операторов персональных данных.

Поэтому наши юристы готовы проконсультировать вас относительно действующего законодательства, составить положение об обработке персональных данных, о работе с персональных данными, другие локальные нормативные акты (если они у вас отсутствуют), а также проверить действующие положения об обработке персональных данных на соответствие законодательству. Обращайтесь – мы будем рады вам помочь!

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Сохранности персональных данных стоит уделить особое внимание, так как с прошлого года законодатель ужесточил ответственность для работодателя за несоблюдение обязанности по их защите. В статье расскажем, что считается персональными данными, какие обязанности по их защите установлены для работодателей и как организовать правильный учет и хранение персональных данных сотрудников.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1. из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись. При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники. Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Читать еще:  Способствуют ли совместные праздники укреплению корпоративного духа?

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных. Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения. Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия. Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Обязанности оператора при обработке персональных данных

Работа с персональными данными накладывает на оператора ряд обязанностей. Рассмотрим несколько наиболее существенных из них.

Уведомить Роскомнадзор о начале обработки персональных данных (ст. 22 закона о персональных данных). Такое уведомление необходимо направить в ведомство до начала обработки данных, указав в нем:

  • наименование (ФИО), адрес оператора;
  • цель обработки персональных данных;
  • категории персональных данных;
  • категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
  • правовое основание обработки персональных данных;
  • перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
  • меры защиты персональных данных;
  • ФИО физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;
  • дату начала обработки персональных данных;
  • срок или условие прекращения обработки персональных данных;
  • данные о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
  • информацию о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные россиян;
  • сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ (речь, в частности, идет об уровнях защищенности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных в зависимости от угроз безопасности, требованиях к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные уровни защищенности персональных данных, а также о требованиях к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных).

СОДЕРЖАНИЕ

При этом есть ситуации, когда уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных не нужно. Это, например, обработка работодателем данных работников, получение оператором данных клиента при заключении с ним договора (если эта информация не предоставляется третьим лицам без согласия на то субъекта и используется исключительно для исполнения указанного договора), обработка общедоступных персональных данных, оформление лицу однократного пропуска на территорию оператора, использование только ФИО субъекта и др. (ч. 2 ст. 22 закона о персональных данных).

Обеспечить конфиденциальность персональных данных. Это значит, что распространять их без согласия на то субъекта нельзя (ст. 7 закона о персональных данных). Данная обязанность лиц, получивших доступ к персональным данным, является одной из основных. В частности, при передаче персональных данных работников работодатель обязан:

  • не сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, и в других предусмотренных законом случаях – например, при передаче данных в ФСС, ПФР, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ и др.);
  • предупредить лиц, получающих персональные данные работника, что эта информация может быть использована лишь в целях, для которых она сообщена – более того, работодатель даже может требовать от таких лиц подтверждения того, что это правило соблюдено;
  • осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись;
  • разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, причем они должны иметь право получать лишь те данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
  • ограничивать информацию, передаваемую представителям работников, лишь теми данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций (ст. 88 ТК РФ).

Принимать меры для обеспечения безопасности персональных данных (ст. 18.1 закона о персональных данных). Для этого организации следует назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (ст. 22.1 закона о персональных данных). Такое лицо обязано осуществлять внутренний контроль за соблюдением оператором и его работниками требований к защите персональных данных, доводить до сведения работников положения закона о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных. Кроме того, в этих же целях следует применять технические меры по обеспечению безопасности обработки, а также издать документы, определяющие политику компании в отношении обработки персональных данных, и др.

БЛАНКИ

Должностная инструкция ответственного за организацию обработки персональных данных
Уведомление об обработке персональных данных
Политика обработки персональных данных
Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников
Другие бланки

При этом политику обработки персональных данных организация должна сделать публичной (ч. 2 ст. 18.1 закона о персональных данных). Наиболее оптимальным способом является размещение документа на сайте оператора. Но в том случае, когда это невозможно, достаточно установить «кармашек» с политикой на бумажном носителе в любом доступном для посетителей организации месте. Исключение составляют операторы, собирающие персональные данные непосредственно через Интернет, – им необходимо опубликовать политику именно на сайте и обеспечить возможность доступа к указанному документу. На официальном сайте Роскомнадзора можно ознакомиться с рекомендациями по составлению политики в отношении обработки персональных данных.

Не стоит путать политику, распространяющуюся в основном на третьих лиц (контрагентов, клиентов и др.), с Положением о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников – этот документ в отличие от политики является локальным нормативным актом, поэтому делать его публичным не нужно, а вот ознакомить с ним под роспись работников следует обязательно (ст. 22 ТК РФ).

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

О том, с какими проблемами может столкнуться оператор при соблюдении требований о локализации персональных данных и как их наиболее эффективно их решить, читайте в нашем материале «Особенности применения закона о локализации персональных данных на практике: рекомендации для бизнеса».

Соблюдать требования по локализации персональных данных россиян. С 1 сентября 2015 года все операторы при сборе персональных данных обязаны обеспечить их обработку с использованием баз данных, находящихся в России (ч. 5 ст. 18 закона о персональных данных). Так называемая локализация персональных данных поначалу вызвала большой резонанс среди специалистов и операторов – требования закона были сформулированы таким образом, что у экспертов возникло немало вопросов. Среди них отсутствие ясности, на какие именно персональные данные будет распространяться данное требование, каких операторов это затронет, допускается ли обработка персональных данных одновременно на российском и иностранном сервере, как определить гражданство субъекта и т. д. На большую часть этих вопросов Роскомнадзор ответил еще до вступления новых требований закона в силу. Так, например, ведомство предоставило операторам право самостоятельно решать вопрос определения гражданства лица, чьи данные обрабатываются, либо применять требование о локализации к персональным данным всех субъектов. Кроме того, Роскомнадзор уточнил, что в том случае, когда при сборе персональные данные были записаны в российскую базу данных, в дальнейшем они могут обрабатываться и в электронной базе, находящейся за пределами страны.

И в политике обработки персональных данных, и в Положении о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников следует прописать, что при сборе персональных данных оператор обязуется обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных россиян с использованием баз данных, находящихся на территории России, а также указать место нахождения такой базы данных.

Своевременно прекратить обработку персональных данных. Если цель обработки персональных данных достигнута или субъект отозвал свое согласие на их обработку, оператор должен прекратить обработку этих данных и удалить их в 30-дневный срок, если иной срок не определен в соглашении (ч. 4-5 ст. 21 закона о персональных данных).

Персональные данные – 2018: как избежать штрафов

Письмо-предупреждение Роскомнадзора о нарушении положений Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ к вам не придет, если вы берете согласие на обработку персональных данных, правильно составили Политику обработки персональных данных и предусмотрели другие важные детали.

Читать еще:  Заключение мирового соглашения

Что изменилось с 1 июля 2017 года

1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ, который внес поправки в ст. 13.11 КоАП. В частности, он расширил перечень оснований для привлечения к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных (ПДн) и увеличил штрафы.

Персональные данные: штрафы

Обратите внимание: именно такое основание, как обработка ПДн без получения согласия их субъекта, предусматривает самые крупные штрафы для всех категорий нарушителей — до 75 000 руб.

В связи с этим возникает много вопросов, наиболее часто задаваемые:

  • Являюсь ли я оператором персональных данных?
  • Распространяется ли на меня закон о персональных данных?
  • Как уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных?
  • Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов?

Давайте разбираться со всеми вопросами по порядку.

Как понять, являетесь ли вы оператором персональных данных?

В Федеральном законе № 152-ФЗ дается определение трем ключевым понятиям, вокруг которых часто и возникают различные вопросы: персональные данные, оператор и обработка персональных данных.

Персональные данныелюбая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

Обработка персональных данныхлюбое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

В законе прямо не уточняется, какие именно данные являются персональными, но, если исходить из формулировки, что это «любая информация», относящаяся к физлицу, то к ПДн относятся:

  • ФИО (вместе и даже по отдельности)
  • дата рождения
  • адрес
  • телефон
  • email
  • фотография
  • ссылка на персональный сайт
  • ссылка на профиль в социальных сетях

Одним словом, речь идет о любых данных, по которым можно идентифицировать человека. Следовательно, если вы каким-то образом получаете такие данные в любом сочетании, то являетесь оператором персональных данных. Фактически любой владелец сайта — оператор персональных данных, так как он размещает на своем ресурсе форму обратной связи, форму регистрации и др.

Федеральный закон № 152-ФЗ делит операторов на несколько категорий: физлица, ИП, юрлица, муниципальные органы, государственные органы. В зависимости от категории за одно и то же нарушение применяются разные по размеру штрафы. Так, например, для физлиц они заметно ниже, чем для юрлиц.

Каждая категория операторов так или иначе сталкивается с обработкой ПДн. Физлица используют ПДн клиентов. ИП запрашивают эти данные, нанимая работников, или собирают ПДн на сайте, в интернет-магазине. К юрлицам применяется расширенный список требований по оформлению необходимых документов и требование о назначении ответственного за организацию обработки ПДн. Самые жесткие требования предъявляются к государственным и муниципальным органам, которые работают с огромным массивом ПДн граждан.

Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов Роскомнадзора

Шаг 1. Если у вас на сайте есть какие-либо формы сбора ПДн, то под каждую из них нужно поставить предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» и окошко для галочки.

Шаг 2. Сопроводите предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» гиперссылкой на документ, в котором прописываются условия обработки ПДн. Это может быть как пользовательское соглашение, согласие на обработку ПДн, так и договор, политика конфиденциальности, так и часть оферты — название не столь принципиально. На сайте Microsoft этот документ называется заявление о конфиденциальности. Обратите в этом заявлении внимание на пункт «Файлы cookie и аналогичные технологии»: если вы их используете, то об этом тоже нужно предупреждать. А вот на сайте Adidas текст согласия на обработку ПДн располагается прямо с формой регистрации, при этом ссылка ведет на Политику конфиденциальности компании.

Шаг 3. Подготовьте текст документа с условиями обработки ПДн. Укажите следующую информацию (согласно ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ):

  • ФИО, адрес субъекта ПДн, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта ПДн;
  • цель обработки ПДн;
  • перечень ПДн, на обработку которых субъект дает согласие;
  • наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с ПДн, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки ПДн;
  • срок, в течение которого действует согласие субъекта ПДн, а также способ его отзыва (если иное не установлено законом);
  • подпись субъекта ПДн.

Обратите внимание! Если вы составляете пользовательское соглашение на основе чьего-то готового документа, то корректируйте цели обработки данных и перечень данных под себя, свой бизнес.

Шаг 4. Подготовьте документ под названием Политика в отношении обработки персональных данных (об этом обязательстве оператора прямо говорится в п. 2 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ) и разместите его на сайте в свободном доступе. Посмотрите, как это сделал тот же Microsoft. Подробнее о шести важных компонентах, которые необходимо включить в этот документ, читайте в статье «Политика обработки персональных данных: как составить документ»

Шаг 5. Подайте уведомление об обработке ПДн в Роскомнадзор. Вообще, в соответствии с ч. 1 ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, оператор должен это сделать еще до начала обработки ПДн. Но лучше поздно, чем никогда. За задержку с уведомлением вас не оштрафуют, санкции последуют только в том случае, если вами заинтересуется Роскомнадзор. Но даже если вы высылаете уведомление с опозданием, указывайте дату государственной регистрации как дату начала обработки ПДн.

Случаи, когда уведомление Роскомнадзора не требуется

При обработке ПДн, если они:

  • относятся к субъектам, которых связывают с оператором трудовые отношения;
  • получены оператором при заключении договора, но не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия на то их субъекта, то есть используются оператором исключительно для исполнения договора;
  • являются общедоступными ПДн;
  • включают только ФИО субъектов ПДн;
  • нужны для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
  • включены в федеральные автоматизированные информационные системы ПДн, государственные информационные системы ПДн, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
  • обрабатываются без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами.

Все вышеперечисленные меры имеют отношение как к физлицам, так и к юрлицам. Однако юрлицам следует предпринять ряд дополнительных мероприятий — организационных, правовых и технических.

В каких случаях операторы не должны обеспечивать конфиденциальность персональных данных?

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:

  • в случае обезличивания персональных данных;
  • в отношении общедоступных персональных данных;
  • если данные включают только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;
  • для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор (или в иных аналогичных целях);
  • если данные получены оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;
  • если данные относятся к членам общественного объединения или религиозной организации и обрабатываются для достижения законных целей.

Когда для обработки персональных данных не нужно согласие субъекта персональных данных?

Согласно п. 2-11 ч. 1 ст. 6. Федерального закона 27.07.2006 № 152-ФЗ согласие субъекта персональных данных не требуется в случаях, когда обработка персональных данных:

1) осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;

1.1) необходима в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии;

2) осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных;

3) осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4) необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

5) необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;

6) осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

7) осуществляется в отношении данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе персональных данных лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

Портал персональных данных — что это такое?

В проекте программы «Цифровая экономика» говорится о планах по созданию специального портала персональных данных к 2019 году. Эта мера необходима для решения проблемы неконтролируемого сбора ПДн . Ответственность за ресурс будет возложена на Роскомнадзор.

Минимизируйте риски: убедитесь в том, что персональные данные защищены в соответствии с ФЗ-152

Предполагается, что портал персональных данных позволит пользователям узнавать, кому они давали разрешение на обработку ПДн, и запрещать их дальнейшее использование. Чтобы получить доступ к такой информации, им нужно будет просто авторизоваться на сайте.

Чтобы узнавать о самых важных изменениях, касающихся бизнеса, присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram!

Более детальная информация об обработке персональных данных — в материалах наших экспертов:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector