Какие документы запросить при заключении договора с иностранной компанией

Какие документы следует запросить у контрагента при заключении договора

Запросите у контрагента документы после того, как вы его проверили по открытым источникам информации.

В зависимости от того, кто именно выступает контрагентом, перечень документов будет разный:

Совет: запросите все документы в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати (при наличии). Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск получить недействительные, недостоверные или устаревшие документы.
Фиксируйте факт получения документов от контрагента с помощью описей или актов. Это можно делать в бумажной либо электронной форме. Ситуация: что делать, если потенциальный контрагент отказывается представлять документы либо некоторые из них

Здесь возможны две ситуации.

1. По итогам проверки вы пришли к выводу, что контрагент:

  • зарегистрирован недавно;
  • похож на фирму-однодневку (например, у него массовый адрес или руководитель);
  • имеет задолженность по налогам;
  • не сдает отчетность в налоговую инспекцию;
  • имеет запись о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ.

Если есть хотя бы один из этих пяти признаков, заключать договор с таким контрагентом не стоит.

2. Если по результатам проверки вы не обнаружили негативных сведений , то договор с таким контрагентом заключить можно. Однако риски будут больше, чем если бы контрагент представил все необходимые документы. Чтобы уменьшить риски, сохраните письменный запрос документов, который контрагент оставил без ответа. В случае спора сошлитесь на него, чтобы доказать, что вы проявили должную осмотрительность.

Совет: включите в Положение о договорной работе пункт о необходимости запрашивать документы. Там же введите правило, что с потенциальным контрагентом, который не представил пакет документов, договор не заключают. А если предполагаемый контрагент поинтересуется, почему у него запрашивают документы, сошлитесь на Положение о договорной работе .

Документы, которые нужно запросить у российской организации

У юридического лица запросите:

Его необходимо запросить у контрагента полностью. Нет смысла запрашивать выписки из учредительного документа, первые и последние страницы устава и т. п.

Учредительный документ запрашивайте у контрагента в актуальной редакции. Проверьте, последнюю ли версию представил контрагент, по выписке из ЕГРЮЛ. Если будут сомнения в достоверности представленного документа, истребуйте у контрагента предыдущие редакции.

2. Документ, который подтверждает регистрацию организации. Сейчас это лист записи ЕГРЮЛ. Но, если организация зарегистрирована до 1 января 2017 года, она представит вам свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН).

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием компании в свидетельстве ИНН.

4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.

Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите у контрагента либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Кроме того, получите у контрагента выписку из ЕГРЮЛ .

Обратите внимание на полномочия директора, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия заключать гражданско-правовые сделки могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут признать недействительными ( ст. 174 ГК РФ ).

Кроме того, в уставе компании чаще всего указывают срок, на который избирают (назначают) директора. Поэтому проверьте, чтобы представленные контрагентом решение о назначении либо протокол об избрании директора не были просрочены.

Если договор будет подписывать не директор, а иное лицо, запросите еще и копию доверенности такого лица. В ней должна стоять дата ее совершения. Без такой даты доверенность недействительна ( п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Если в доверенности не указан срок действия, то она действительна в течение года со дня ее совершения ( п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Доверенность от юридического лица должна быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность заверяет подписью руководитель или иной уполномоченный сотрудник. Поэтому необходимо проверить полномочия такого лица на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально ( п. 3 ст. 187 ГК РФ ).

Верховный суд РФ разъяснил, какие документы нужно проверить, если сделку от имени юридического лица подписывает его сотрудник, который действует на основании доверенности, выданной в порядке передоверия руководителем филиала юридического лица. В таком случае контрагент будет добросовестным, если он изучил первоначальную доверенность и доверенность, выданную в порядке передоверия, которые наделяют сотрудника компании полномочиями совершать сделку ( п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ № 25 ).

Полномочий представителя должно быть достаточно, чтобы подписывать договор.

5. Выписка из ЕГРЮЛ.

Запрашивайте выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Если контрагент представляет выписку, которую он получил больше месяца назад, то стоит запросить у него новую.

Если в ЕГРЮЛ указано, что от имени юридического лица уполномочены действовать несколько лиц, то исходите из того, что:

  • полномочия таких лиц не ограничены и
  • эти лица действуют раздельно, если иное прямо не указано в ЕГРЮЛ.

Такие разъяснения содержатся в пунктах 22 и 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23 июня 2015 г. № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации».

6. Лицензия на ведение деятельности, для которой необходимо получать лицензию.

Перечень лицензируемых видов деятельности содержится в статьях 1 и 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

К лицензии обычно прилагают перечень конкретных видов деятельности, которые организация может выполнять. Либо этот перечень указан на обратной стороне лицензии. Поэтому запросите у контрагента этот перечень вместе с лицензией.

Читать еще:  Советы юристу компании, который вышел на новую работу

Если в лицензии содержится срок ее действия, проверьте, не истек ли он.

7. Правоустанавливающие документы на имущество, которое выступает предметом сделки.

Если предмет договора – недвижимость, запросите у контрагента выписку из ЕГРН об этом имуществе.

8. Копию второй и третьей страницы паспорта лица, которое будет подписывать договор. Затем по серии и номеру проверьте действительность такого паспорта.

Документы, которые нужно запросить у иностранной организации

При запросе документов у иностранной организации учитывайте две особенности.

1. Документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), переведите на русский язык и легализуйте, если в законе нет возможности удостоверить их с помощью апостиля.

Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, содержится в статье 1 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов , участником которой является и Россия. Если страна происхождения контрагента не участник этой конвенции, то все ее официальные документы нужно легализовывать.

Эти же требования распространяются на доверенность лица, которое будет подписывать договор, а также на другие официальные документы.

2. У иностранной организации запросите выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании – «прекращено», договор с этой организацией заключать не стоит.

Если в иностранном государстве не ведется торговый реестр (например, в Великобритании), то вместо выписки из торгового реестра запросите документ, который подтверждает благополучное состояние компании. Получите его в стране, в которой зарегистрирована компания.

Документы, которые нужно запросить у индивидуального предпринимателя

Документы, которые нужно запросить у индивидуального предпринимателя, отличаются от аналогичного списка для организаций.

1. Вместо листа записи ЕГРЮЛ запросите лист записи ЕГРИП. Если индивидуальный предприниматель зарегистрирован до 1 января 2017 года, он представит вам свидетельство о государственной регистрации (свидетельство ОГРИП).

2. Вместо выписки из ЕГРЮЛ запросите выписку из ЕГРИП.

3. Запросить копию всего паспорта гражданина РФ, а не только второй и третьей страниц.

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

Учредительные документы иностранной компании для заключения договора

Иностранные инвесторы, заинтересованные в присутствии на российском рынке, чаще всего выбирают следующие способы: участие в уставных капиталах хозяйственных обществ в определенном процентном соотношении, в том числе создание дочерних и зависимых организаций, вложение средств в основные фонды филиалов, а также создание таких структурных подразделений как представительство и отделение иностранной компании.

Проверить это можно через сведения в выписке из ЕГРЮЛ (в случае с юридическими лицами) или ЕГРИП (если речь идёт об ИП). Документ нужен в полной версии – первая и последняя страницы или выписка не подойдут.
В связи с этим некоторые отечественные бизнесмены предпочитают работать с иностранными контрагентами. Причина этого явления достаточно проста: западный партнер за предоставленные услуги и приобретенные товары расплачивается валютой.

Перечень запрашиваемых документов у ИП

Такой юридический адрес должен быть зарегистрирован в налоговых органах России и подтвержден гарантийным письмом, подписанным владельцем помещения, в котором расположен соответствующий офис.
До заключения договора у иностранной организации желательно запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как «действующая».

В этих случаях вместо выписки из торгового реестра рекомендуется запрашивать сертификат, подтверждающий благополучное состояние компании».
Устав организации может содержать любые иные ограничения компетенции директора организации, в т.ч. касающиеся полномочий вступать в сделки.

В соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Перед заключением сделки с новым контрагентом рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие возможность заключения с ним договора. Какие документы запросить, чтобы исключить юридические риски, если компания заключает договор с иностранной организацией.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании – «прекращено», договор с этой организацией заключать не рекомендуется. В случае судебного спора не удастся защитить свои права и взыскать убытки с организации, которая уже прекратила свою деятельность. В то же время в ряде иностранных государств не предусмотрено ведение торговых реестров (к примеру, в Великобритании).

Документы должны быть переведены на русский язык

Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. Рекомендация. Какие документы необходимо оформить при экспорте товаров за пределы Таможенного союза «Совершение экспортных операций сопровождается оформлением следующих документов.

Если договор будет заключать лицо, уполномоченное доверенностью, следует запросить доверенность, заверенную подписью лица, уполномоченного заключать договоры и выдавать доверенности, и печатью юридического лица (при наличии).
Если страна происхождения контрагента не является участником этой конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.

Иностранный контрагент: особенности расчетов и налогообложения

Филиал – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Условия договора, который вы заключаете, должны быть прописаны до мельчайших деталей на бумаге. Вероятно, вы это знаете. Однако помните, существуют сложности при оформлении сделки с иностранным контрагентом. И они заключаются в разнице между российскими и зарубежными юридическими нормами и документацией.

Читать еще:  Реорганизация в форме преобразования

Материнская компания должна предоставить дочерней организации акционерный капитал (величина обязательного минимального акционерного капитала составляет 10 000 руб.). Акционерный капитал может предоставляться как в денежной, так и в иной форме.
Если их больше 50, создаваемая компания является не ООО, а открытым акционерным обществом или производственным кооперативом.

Однако в случае временной приостановки работы ИП всё равно выплачивает страховой взнос за себя и 1 % от полученного дохода, если он свыше 300 тысяч рублей. Организация (ООО) при этом перечисляет страховые взносы только с зарплат своих сотрудников.

При выходе иностранного инвестора на российский рынок возникает немало вопросов о том, в какой форме выгоднее осуществлять свою деятельность, какие расходы он понесет при этом, какие сложности могут возникнуть при работе в той или иной форме.

Закон ограничивает директора хозяйственного общества в полномочии совершать крупные сделки или сделки с заинтересованностью аффилированных лиц общества (ст. 57-58 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»). Для их совершения необходимо решение общего собрания участников общества.

О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги.

Типичные ошибки при оформлении

На практике иногда складывается такая ситуация: учредители приняли решение об ограничении полномочий директора, однако не внесли соответствующие изменения в устав. В таком случае проверка устава ничего не даст, а запросить все возможные документы не представляется возможным. Получается, что сторона сделки не имеет возможности узнать об ограничении полномочий директора.
Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт. 7. Лицу, заключающему договор, с собой также необходимо иметь печать ЮЛ. 1. Копия свидетельства о государственной регистрации права собственности.

Какую форму выбрать для регистрации – ИП или ООО – зависит от того, что для вас более выгодно и оптимально с точки зрения ведения отчетности.

Всем филиалы иностранных компаний, их представительства, дочерние компании и филиалы ООО обязаны иметь официальный юридический адрес / офис на территории Российской Федерации.

Ответы на распространённые вопросы

Материнская компания может предоставлять своему филиалу финансовые и иные средства без каких-либо ограничений (величина обязательного минимального денежного вклада составляет около 10 000 руб. и указывается в уставе филиала).

Необходимо иметь в виду, что контрагент – иностранная организация – может отказаться от предоставления апостилированных или легализованных документов, мотивируя это сложностью процедуры, дороговизной и т. п. В этом случае можно от него принять копии документов и без необходимого заверения. Однако в этом случае риски при заключении договора с этим контрагентом многократно возрастут. В большинстве случаев от имени организации действует, в т.ч. подписывает договор, директор. Директор уполномочен выполнять свои функции в силу закона, поэтому ему не требуются специальные документы (например, доверенность).

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.
Документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), должны быть переведены на русский язык и легализованы в установленном порядке, если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля.

Копия паспорта (только значимые страницы) 3. Копия плана помещения 4. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов: адрес, контактных телефонов, Ф.И.О.
Представительство, как правило, создается в случаях, когда компания впервые выходит на российский рынок или проводит в этих целях маркетинговые исследования, а также для обеспечения доступности российских клиентов к головной организации, расположенной за рубежом.

Учредительные документы иностранной компании для заключения договора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Учредительные документы иностранной компании для заключения договора». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Ведь зачастую через такие оффшорные компании осуществляется владение существенными активами: деньгами, недвижимостью, акциями.

Во время проверки у компании должен запрашиваться документ, подтверждающий полномочия ее руководителя. Анализ этого документа позволяет исключить риски, связанные с подписанием договоров неуполномоченным лицом.

Перечень документов для заключения сделки с нерезидентом

Доля иностранного капитала в совместном предприятии должна составлять не менее 10%. В состав учредителей могут входить как иностранные физические, так и юридические лица. Соответственно встает вопрос о легализации представляемых ими документов в рамках требований российского законодательства.

Законодательными актами РФ установлена номенклатура продукции, в отношении которой предусмотрена обязательная сертификация товаров. Можно смело утверждать, что обязательная сертификация – важнейшие шаги на пути развития бизнеса.

Автоматизированная система по сдаче отчетности, расчету налогов и зарплаты, выставлению счетов и актов.

Пакет документов для заключения договора

Block04: Блок с заголовком, текстом (нормальным/маленьким), одним фото с обтеканием, набором ссылок и кнопкой.

Когда фирма планирует сотрудничество с несколькими иностранными партнерами по разным направлениям, необходимо определить особенности работы с иностранными контрагентами и налоговые последствия для обеих сторон.

Коммерческая деятельность нередко предполагает взаимодействие с контрагентами, находящимися за пределами Российской Федерации. Такое взаимодействие может включать в себя приобретение товаров, работ, услуг, аренду недвижимости, дивиденды, авторские вознаграждения и прочее.

Предприятие с иностранными инвестициями (с участием иностранного капитала) — это коммерческая организация, созданная в соответствии с российским законодательством, на территории России, учредителями которой выступают иностранные граждане или организации.

Какие документы запросить при заключении договора с иностранной компанией

В таком случае оформляется сертификат о налоговой резидентности (Tax Residence Certificate) или сертификат о налоговом освобождении (Tax Exemption Certificate). Последнее в случае, если компания зарегистрирована в оффшорной зоне и не платит там налоги.

Читать еще:  Что нужно знать о существенных условиях договора оказания услуг

При подготовке к заключению контракта у иностранной компании для целей налогообложения выясняется наличие на территории России постоянных представительств. Вы можете оставить заявку на нашем сайте, по телефону и/или электронной почте, и наш специалист свяжется с вами по телефону и бесплатно проконсультирует по вопросу оформления документов иностранной компании для аккредитации своего представительства/филиала на территории Российской Федерации или пришлет вам всю необходимую информацию.

Такая же ситуация обстоит с налогом на доходы иностранной организации. Таким образом, налоговый агент обязан предоставлять информацию о суммах, выплаченных иностранной организации, и удержанных налогов по установленной форме в налоговые органы и нести за это соответствующую ответственность.

На стадии подготовки договора с голландским, немецким и кипрским партнером компании «Холдинг-Р» в первую очередь необходимо выяснить, если ли у них в России постоянные представительства (ПП) для целей налогообложения. Определение данного термина дано в статье 306 НК РФ, а также во всех международных соглашениях.

Особое внимание обращаем на случаи, когда речь идет о заключении крупной сделки или сделки, требующей получения разрешения от иных учредителей общества. Если подтверждающей этот факт бумаги не будет, соглашение может быть признано недействительным по заявлению одного из учредителей, поданному в суд.

Это требование не относится к уставу или учредительному договору. Учредительные документы достаточно предоставить в форме нотариальной копии с оригинала, удостоверенной также не ранее 12 мес. назад.

Особое внимание обращаем на случаи, когда речь идет о заключении крупной сделки или сделки, требующей получения разрешения от иных учредителей общества. Если подтверждающей этот факт бумаги не будет, соглашение может быть признано недействительным по заявлению одного из учредителей, поданному в суд.

В налоговую инспекцию документы предоставляются в виде оригиналов документов с подшитыми к оригиналам переводами, либо в форме нотариальных копий с переводов.

Согласно ч. 2 ст. 3 Гаагской конвенции 1961 г., проставление апостиля не требуется, если «договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации».

Ограничения деятельности организации

Исследования показали, что до 50% совместных предприятий закрываются в первые годы своей деятельности по причине отсутствия согласия между учредителями.

Акционером компании может являться как физическое, так и юридическое лицо. Количество акций, их вид и стоимость отражаются в учредительных документах.

Регистрация предприятия также возможна по адресу постоянного проживания («прописки») на территории Санкт-Петербурга или Ленинградской области его руководителя.

Если страна происхождения контрагента не является участником этой конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.

Полномочия действовать от имени организации

До заключения договора у иностранной организации желательно запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как «действующая».

Такая проверка позволяет выявлять нарушения, связанные с порядком формирования (увеличения) уставного капитала, факты заключения договоров неуполномоченным лицом.

Документ должен содержать подпись, печать должностного лица, компетентного органа, апостиль, период, на который подтверждается постоянное местопребывание организации. Налоговому агенту предоставляется одно подтверждение постоянного местонахождения иностранной организации за каждый календарный год выплаты доходов.

В процессе заключения сделки стороны обмениваются документами, которые подтверждают их намерение вступить в партнерские отношения, правовой статус организации или ИП и правоспособность.

Аккредитация представительств иностранных компаний

Виды легализации документов Существует два основных вида легализации документов — проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация.

В названии данных документов уже говорится о том, в отношении каких налогов заключено это Соглашение. В первую очередь это налоги на доходы (на капитал), иногда налоги на имущество.

Для заключения договоров от имени иностранной компании российские организации чаще всего запрашивают как минимум реквизиты расчетного счета, открытого на имя этой иностранной компании или более того — реквизиты ее представительства/филиала, аккредитованного на территории РФ.

Список документов для проверки контрагента при заключении договора

Например, при продаже товаров от продавца могут потребоваться их спецификации, технические характеристики, сертификаты и т. п.

В частности, больше всего вопросов возникает в связи с документами, необходимыми для работы с иностранными компаниями или деятельности филиалов и представительсв тех или иных иностранных компаний в РФ.

Выписки из торговых реестров государств, в которых зарегистрированы иностранные юридические лица — учредители создаваемого ООО (либо иные документы, подтверждающие их государственную регистрацию).

Документы на иностранных языках подлежат обязательной легализации! Высококвалифицированные специалисты Юридической Фирмы «Акцепт» рады помочь и готовы ответить на любые интересующие Вас вопросы.

Рекомендация. Какие документы необходимо оформить при экспорте товаров за пределы Таможенного союза «Совершение экспортных операций сопровождается оформлением следующих документов.

В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря 2018 года. Есть судебные дела в роли ответчика.

Регистрация фирм / Регистрация СП

Документы руководителя создаваемой организации — для граждан России простые копии паспорта и Свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН), для иностранных граждан из безвизовых стран — простая копия паспорта с приложением нотариально заверенного перевода на русский язык и трудовой патент.

Документы иностранных физических лиц: — Паспорт с действующей визой — копия; — Справка из банка о наличии счета у не резидента — оригинал или нотариально заверенная копия. 2.

Согласно ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации» такой иск может быть заявлен налоговыми органами. Возможными последствиями данного нарушения являются также неполучение лицензии, отказ контрагента от подписания договора.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector