При трудоустройстве в филиал работодателем выступает компания

Работодатель – иностранная компания: какие особенности важно учесть

Может ли иностранная компания работать в России?

– Да, открыв представительство или филиал.

Обязан ли иностранный работодатель делать отчисления, предусмотренные российским законодательством?

Будет ли представительство иностранной компании работодателем для сотрудников?

– Нет, работодателем будет иностранная компания.

Для работы в России иностранные компании открывают представительства или филиалы. За некоторыми исключениями, закон разрешает им работать в нашей стране практически во всех сферах экономики (ст. 2 ГК РФ). Деятельность филиалов и представительств иностранных компаний имеет свои особенности, например, работать в России они могут только через аккредитованное представительство 1 . Какое законодательство им нужно применять? Кто может в них работать? Как оформить прием сотрудников?

Статьи в тему:

Может ли филиал или представительство быть работодателем?

Филиалы и представительства не являются юридическими лицами, поэтому не могут быть работодателями 2 . Следовательно, работодателем для сотрудника филиала или представительства будет непосредственно иностранная компания. Глава обособленного структурного подразделения выступает от имени работодателя на основании доверенности. Поэтому стороной трудового договора от лица работодателя будет выступать именно головная организация, а подписывать его может руководитель представительства или филиала, причем данное полномочие должно быть отдельно оговорено в его доверенности.

По какому закону работать представительству?

Ко всем трудовым отношениям на территории России применяются положения российского трудового законодательства (ст. 5, 11 ТК РФ). Исходя из этого, иностранному работодателю необходимо руководствоваться исключительно трудовым правом нашей страны. Применять закон головной иностранной организации возможно только в интересах работника. В этом случае будут действовать любые условия трудового договора, улучшающие положение работника по сравнению с российским законом.

У Эрики К. в Германии трудовым договором был установлен отпуск продолжительностью 30 рабочих дней. Ее перевели на работу в российское представительство и по соглашению сторон определили в трудовом договоре удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 рабочих дней. При пересчете на календарные дни ее отпуск длиннее, чем установлено Трудовым кодексом 3 . Удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска установлены всем работникам представительства, в котором работает Эрика К.

Каких работников можно принять на работу в филиал иностранной компании?

Ограничений на трудоустройство российских граждан в филиалы и представительства иностранных компаний нет (ст. 11 ТК РФ). Исключение составляют государственные служащие и другие категории граждан, которым запрещено работать в иностранных организациях без предварительного письменного разрешения работодателя 4 . Например, служащим федеральной фельдъегерской связи запрещается заниматься преподавательской, научной и иной творческой деятельностью, если она финансируется исключительно за счет средств иностранных организаций, если иное не предусмотрено международным договором 5 .

Иностранный работник имеет право работать только на территории того субъекта, где ему выдано разрешение на работу (п. 4.2 ст. 13 и п. 12 ст. 13.2 Закона № 115-ФЗ)

Особое внимание необходимо обратить и на тот факт, что при трудоустройстве иностранных работников в представительство иностранной компании на территории РФ их число будет ограничено уже на этапе аккредитации представительства (до 5 человек). Увеличение численности иностранных работников возможно только в рамках отдельного дополнительного запроса со стороны компании 6 .

Словарь кадровика

Представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ).

Филиал – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

Головная организация – юридическое лицо, создавшее филиал либо представительство, аккредитованные на территории России, несущее непосредственную имущественную ответственность по принятым в связи с ведением указанной деятельности на территории Российской Федерации обязательствам (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 9 июля 1999 г. № 160-ФЗ «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации»).

Какие условия должны быть предусмотрены трудовым договором?

В трудовом договоре как с работниками-россиянами, так и с иностранцами, нужно предусмотреть обязательные условия (ст. 57 ТК РФ):
– место работы работника и его трудовую функцию;
– дату начала работы и особенности труда;
– условия об оплате труда и отдыхе;
​– социальное страхование работника.

В разделе «Виртуальный кадровик»

вы найдете образцы:

Даже если одно из них будет отсутствовать в трудовом договоре с работником, этот документ не признают недействительным. Любое не предусмотренное трудовым договором условие внесите в него дополнительно, а недействующее или незаконное – замените на действующее и соответствующее российскому законодательству (ч. третья ст. 57 ТК РФ). Включите в трудовой договор иностранца все расходы, которые компания несет в отношении него (см. схему выше). С одной стороны, они определяют условия его труда, с другой – влекут за собой материальную выгоду работника, поэтому удержите за них налоги. В этом году введено обязательное социальное страхование для иностранных работников, временно проживающих на территории Российской Федерации, не забудьте указать это в трудовом договоре.

Заключить с иностранцем трудовой договор можно на русском и его родном языке (см. образец договора). Это может быть один договор с двуязычной версией или два отдельных документа (ст. 22 Рекомендаций МОТ).

В чем особенности загранкомандировки иностранца в Россию?

Величина штрафов для работодателя за незаконное привлечение иностранцев в России может достигать 800 000 руб. за каждое правонарушение (ст. 18.15, 18.16 КоАП РФ)

Когда иностранные сотрудники приезжают в Россию с краткосрочным визитом, чтобы провести деловые переговоры или встречи с партнерами, трудовые отношения с ними не возникают. Для такого работника нужно оформить обычную деловую визу. Однако если командировка затянулась больше чем на месяц, такая трудовая деятельность работника может привести к созданию рабочего места в России. В таком случае работнику уже будет недостаточно обычной деловой визы, и работодателю нужно будет оформить (ст. 18 Закона № 115–ФЗ):
– разрешение на привлечение иностранцев к труду;
– разрешение на работу иностранцу;
– рабочую визу иностранцу;
– трудовой договор по российскому праву.

Любое привлечение к работе иностранного гражданина без оформленных надлежащим образом разрешительных документов будет признано нарушением действующего миграционного законодательства. Тогда могут привлечь к административной ответственности как работника, так и работодателя.

Как иностранный работодатель должен вести кадровые документы

Трудовой договор по российскому праву может быть признан заключенным, если работник приступил к работе с ведома и по поручению работодателя. Таким образом, даже в отсутствие письменного договора трудовые отношения могут быть признаны фактически возникшими (ст. 67 ТК РФ)

Помимо трудового договора, заключаемого в письменной форме, для каждого работника, включая и иностранцев, оформляется приказ о приеме на работу, а также трудовая книжка и личная карточка. Данные положения без исключения распространяются и на всех работников компании. Иностранный работодатель обязательно должен оформлять трудовые книжки на сотрудников, проработавших свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ).

Внести запись о приеме на работу в филиал (представительство) иностранной компании нужно следующим образом. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки пишите наименование головной организации (иностранной компании). В самой записи о приеме на работу уточните, что работник принят в филиал этой организации, аккредитованный в России, и укажите его наименование и местонахождение (см. образец ниже).

Запись об увольнении заверьте печатью работодателя 7 (не филиала), даже если она на иностранном языке. Напомним, что при прекращении трудового договора записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются печатью работодателя. Поскольку работодателем является сама организация, а не ее представительство или филиал, то печать должна быть именно иностранной компании, иначе у сотрудников могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Необходимо также помнить, что, если запись и печать содержат надписи на иностранном языке, сотруднику для подтверждения пенсионного и страхового стажа потребуется нотариально заверенный перевод.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ко всем трудовым отношениям на территории Российской Федерации применяются положения российского законодательства. Вносить в трудовой договор нормы иностранного законодательства можно по соглашению сторон, если они улучшают положение работника по сравнению с российским законом.

Госслужащие и сотрудники ряда государственных корпораций не могут работать в иностранных организациях. В остальном ограничений для трудоустройства российских граждан в филиалы и представительства иностранных компаний нет.

Трудовые отношения с иностранными сотрудниками не возникают, когда они приезжают в Россию с краткосрочными деловыми визитами. Если вы планируете привлечь иностранца к труду, оформите разрешительные документы.

При заключении трудового договора с иностранным работником желательно оформить его на двух языках. Это предотвратит возможные разногласия сторон.

Поскольку работодателем является сама организация, а не ее представительство или филиал, в трудовой книжке укажите наименование иностранной компании. Запись об увольнении заверьте печатью работодателя (не филиала), даже если она на иностранном языке.

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.

Что является обособленным структурным подразделением?

Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.

Характерные черты обособленного структурного подразделения:

  • не является юридическим лицом;
  • должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
Читать еще:  Что необходимо учесть арендатору, если договор аренды недвижимости требует регистрации

Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.

На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено. Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.

Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:

    вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;

Оформление работника в филиал/представительство

Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.

Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения. В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».

Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.

В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».

Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

  1. коллективным договором (если он имеется);
  2. правилами внутреннего распорядка;
  3. другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.

После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.

В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.

Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение. Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность торгового агента», в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.

Далее на нового сотрудника составляется личная карточка по утвержденной Постановлением №1 форме № Т-2, сведения, включенные в которую, должны быть заверены подписью работника.

Трудоустройство: Видео

Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении

Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.

При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством. В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.

Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения. Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.

Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.

Выбирая способ ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, нужно уделить внимание разбору всех существующих рисков и возможностей организации, включая территориальную удалённость от главного офиса, специфику деятельности, возможные способы обмена документацией, и так далее. Кроме того, четко должно быть соблюдены все установленные законодателем сроки, поскольку в противном случае может произойти не только наложение на соответствующих должностных лиц штрафов, но и административное приостановление деятельности организации на существенный срок.

Документы при приёме на работу

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

  1. Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
    • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
    • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
    • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
    • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
    • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
    • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
    • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

  • Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они полежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
  • Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.

    К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

  • Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
    • это первое официальное трудоустройство гражданина;
    • человек устраивается на работу по совместительству;
    • трудовая книжка утеряна или повреждена.
  • Карточка СООПС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
    • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
    • карточка утрачена;
    • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).
  • ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

    На работу впервые в жизни

    Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

    • трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
    • СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

    Дополнительные документы в связи со спецификой работы

    Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

    • водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
    • медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
    • разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
    • свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
    • справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
    Читать еще:  Как определить бенефициарного владельца ООО

    Работодатель может попросить

    В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

    1. Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
      • ФИО и должность работодателя;
      • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
      • заглавие документа – заявление;
      • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
      • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
      • подпись и расшифровка ФИО;
      • дата написания.

    Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

  • Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
  • Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
  • Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
  • Характеристика от прежнего работодателя, особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.
  • Дополнительные свидетельства квалификации: сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
  • Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
  • Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций:
    • справка о беременности;
    • удостоверение многодетной семьи;
    • справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
    • справка о донорстве;
    • свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
    • государственные награды и т.п.
  • Часто необоснованно требуют

    Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

    • ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
    • постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

    Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

    Как вести кадровую работу в филиале

    Санкина Лариса,
    кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

    Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.

    Выбираем способ делопроизводства

    В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.

    У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадровое делопроизводство» href=»http://kdelo.ru/»>кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

    Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

    Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены. Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции. Такого рода нарушения недопустимы.

    Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?

    Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании. Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др. Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.

    Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.

    Определяем круг полномочий руководителя филиала

    Так как филиалы и представительства не является юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).

    Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией. Также они могут упоминаться и в локальном нормативном акте?– Положении о филиале. Итак, такие полномочия руководителя филиала, как право заключать трудовой договор с работниками, право подписывать кадровые документы, напрямую зависят от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства (подробнее см. комментарий).

    Комментарий юриста

    Наталья МУХИНА,

    ведущий юрисконсульт Юридического департамента ООО «Управляющая компания АГРО-Инвест»:

    – После принятия решения о создании филиала часто возникает вопрос о делегировании руководителю филиала права самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками и вносить записи в трудовые книжки. При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов. В случае если каких-либо ограничений на передачу полномочий руководителям филиалов, в том числе и в плане заключения трудовых договоров не установлено, в доверенности должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы.

    Записи в трудовых книжках

    В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть указано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ) (см. образец ниже).

    Печать организации или печать филиала?

    Много вопросов (даже у специалистов с большим опытом кадровой работы) возникает по поводу печати филиала. Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения помимо указанной информации также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает факт подлинности и создания документа конкретной организацией, а печать подразделения – факт подлинности и создания документа определенным обособленным подразделением организации.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек** не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

    Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?

    Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).

    Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в коллективном договоре.

    Читать еще:  Обязательный претензионный порядок с 1 июня 2016 года

    При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).

    Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне зависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все определенные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

    * Подробнее о том, как разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, см. № 5, 2006.

    ** Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

    Важные детали, или что скрывается под словом «работодатель»?

    М ногие компании для расширения сфер своей деятельности создают в регионах обособленные структурные подразделения – филиалы и представительства 1 . При этом у головной организации, как правило, возникает масса вопросов, связанных с привлечением и использованием кадрового потенциала. Например, где и по какому принципу искать нужных сотрудников? Где разместить кадровую службу? Вправе ли компания дистанцироваться от отношений с «филиальными» работниками и полностью сложить с себя функции работодателя в пользу созданной «единицы»?

    Если на первые два вопроса можно найти различные варианты ответа (например, можно искать сотрудников в своем регионе или расширить географию поиска, создать централизованную кадровую службу или «разбить» ее по числу филиалов и представительств и т.п.), то ответ на третий вопрос должен быть только один – нет, полностью сложить с себя функции работодателя в пользу созданного филиала или представительства организация не может.

    Аргументы «за» и «против»

    На первый взгляд, в плане правоотношений с работниками филиалы действительно ничем не отличаются от головной компании. Они принимают на работу сотрудников (в том числе определяют содержание их трудовой функции), увольняют, применяют в отношении провинившихся меры дисциплинарного воздействия, разрабатывают и утверждают правила внутреннего трудового распорядка, заключают коллективные договоры. Да и по логике вещей представляется целесообразным, чтобы обособленная структура, находящаяся подчас на значительном удалении от головной компании, была полностью независима в вопросах кадровой политики.

    Однако на практике не все так просто. Вся загвоздка в том, что филиалы не являются юридическими лицами 2 , и их права, по сравнению с головной компанией, значительно усечены. Неполная самостоятельность в сфере гражданских правоотношений ведет к тому, что филиалы не могут рассматриваться в качестве работодателя и с точки зрения трудового права.

    Статья 55 Гражданского кодекса РФ «Представительства и филиалы»

    1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
    2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
    3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

    Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

    Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

    Судите сами: обособленные структурные подразделения не обладают правами, которые позволяют быть стороной трудового договора. Например (что очень важно!), они не могут выступать от своего имени при подписании трудового договора (в качестве стороны указывается организация – юридическое лицо), не имеют возможности нести в полной мере ответственность перед сотрудниками за причиненный им ущерб. Возьмем, допустим, тот же коллективный договор. Действительно, ст. 40 ТК РФ дает возможность заключать его не только в организации, но и в ее филиалах и представительствах 3 . Эта норма как нельзя лучше позволяет на практике учитывать специфику (географическую, природо-климатическую и т.п.) того или иного подразделения компании и, несомненно, в какой-то степени свидетельствует в пользу «автономии» обособленных структурных подразделений. Но представьте ситуацию: если в силу определенных причин (финансовых, организационных и пр.) филиал не в состоянии будет выполнить взятые на себя обязательства по коллективному договору, в том числе и материальных (а такой «расклад» вполне возможен), кто будет отвечать перед работниками «рублем»? Конечно же, основная организация (которой, нужно отметить, принадлежит и все имущество филиалов). Да и право руководителя филиала на заключение коллективного договора не абсолютно. Оно возникает только в том случае, если в доверенности, в соответствии с которой директор управляет филиалом, ему прямо делегируется такое полномочие. Если подобного указания нет, то с инициативой заключения коллективного договора работники должны обращаться в головную организацию.

    Не могут филиалы (без предварительного делегирования таких полномочий) и самостоятельно выстраивать кадровую политику внутри своей структуры. В любом случае эта политика должна «вписываться» в общую концепцию по работе с персоналом, принятую в организации.

    Таким образом, мы видим, что обособленные структурные подразделения – филиалы и представительства – не могут рассматриваться в качестве работодателей. Для сотрудников, которые трудятся в этих структурах, работодателем всегда будет выступать только головная организация – юридическое лицо.

    О каких субъектах речь?

    Так кого же имеет в виду законодатель, говоря в ст. 20 Трудового кодекса о том, что наряду с физическим и юридическим лицом работодателем может выступать и иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры?

    Представляется, что в норме закона речь идет, во-первых, о государстве в лице его органов исполнительной власти, во-вторых, об общественных организациях и профессиональных союзах, не имеющих статуса юридического лица.

    Органы государственной власти в рамках своей компетенции могут приобретать своими действиями от имени Российской Федерации и субъектов Российской Федерации имущественные и личные неимущественные права и обязанности, выступать в суде (ст. 125 ГК РФ). Также они вправе заключать различные трудовые договоры. Так, в ст. 20 Федерального закона 161-ФЗ 4 сказано о том, что собственник имущества унитарного

    предприятия 5 обладает правом заключать, изменять и прекращать трудовой договор с руководителем унитарного предприятия. Например, правом заключать трудовой договор от имени государства с руководителями федеральных государственных унитарных предприятий наделены федеральные органы исполнительной власти (министерства и ведомства).

    Под вторым субъектом, о котором идет речь в ст. 20 Трудового кодекса, «скрываются» общественные объединения 6 и профессиональные союзы, не имеющие статуса юридического лица.

    Дело в том, что закон дает возможность создавать общественные объединения как путем образования юридических лиц, так и не используя этот механизм, а непосредственно путем объединения граждан. Например, без образования юридического лица может быть создана общественная организация, общественное движение, общественный фонд, общественное учреждение, орган общественной самодеятельности 7 .

    Не обязательно регистрироваться (и тем самым получать статус юридического лица) и профессиональным союзам. По закону они имеют права осуществлять свою деятельность без бюрократических формальностей 8 .

    И общественные объединения, и профсоюзы независимо от того, являются они юридическими лицами или нет, для осуществления своих задач (например, защиты интересов работников, ведения коллективных переговоров с целью заключения коллективного договора и т.п.) нуждаются в различных специалистах: секретарях, делопроизводителях, системных администраторах, курьерах. С этой целю они вправе самостоятельно заключать трудовые договоры с сотрудниками и выступать для них в качестве работодателя.

    Статья 14 Федерального закона от 12.01.1996 г. № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»

    Профсоюзы вправе участвовать в урегулировании коллективных трудовых споров, имеют право на организацию и проведение в соответствии с федеральным законом забастовок, собраний, митингов, уличных шествий, демонстраций, пикетирования и других коллективных действий, используя их как средство защиты социально-трудовых прав и интересов работников.

    Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде (ст. 48 ГК РФ).Вернуться назад

    Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет (ст. 43 ТК РФ).Вернуться назад

    Федеральный закон от 14.11.2002 г. «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (далее – Федеральный закон № 161-ФЗ).Вернуться назад

    Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственником. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Имущество унитарного предприятия принадлежит на праве собственности Российской Федерации, субъекту Российской Федерации или муниципальному образованию (ст. 2 Федерального закона № 161-ФЗ).Вернуться назад

    Общественное объединение – это добровольное, самоуправляемое, некоммерческое формирование, созданное по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в уставе общественного объединения (ст. 5 Федерального закона от 19.05.1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях», далее – Федеральный закон № 82-ФЗ).Вернуться назад

    Статьи 8–12 Федерального закона № 82-ФЗ.Вернуться назад

    Статья 8 Федерального закона от 12.01.1996 г. № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности».Вернуться назад

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector