Направлять претензию контрагенту нужно не во всех случаях

Направлять претензию контрагенту нужно не во всех случаях

Руководство к действию: в каких случаях нужно направить претензию (или иное требование) к должнику, прежде чем обращаться в суд. Как грамотно составить текст претензии и каким способом ее передать.

Направление претензии – важный этап разрешения спора.

Досудебный (претензионный) порядок является обязательным, если он установлен законом или договором.

Если направлять претензию обязательно, а Вы этого не сделаете, суд не станет рассматривать заявление и предложит устранить нарушения. Направлять претензию придется все равно, плюс Вы потратите лишнее время.

Закон предписывает обязательный досудебный порядок разрешения спора:

  • Перевозчику по требованиям, вытекающим из договора перевозки (любым видом транспорта);
  • Экспедитору по требованиям, вытекающим из договора транспортной экспедиции;
  • Оператору почтовой или иной связи по требованиям, вытекающим из договора об оказании услуг связи.

Кроме того, обязательно направление досудебного требования об изменении или расторжении договора.

В законе по каждому из этих случаев установлен срок на рассмотрение требования или претензии, то есть срок, в течение которого Вы обязаны ждать ответа, не подавая заявление в суд.

Закрепление досудебного порядка разрешения споров в договоре

В договоры обычно включают раздел «Порядок разрешения споров». В нем часто встречается фраза: «Стороны договорились решать все возникающие споры путем переговоров».

При таком условии направлять претензию не обязательно, так как четкого указания на то нет.

Если Вы хотите установить в договоре обязательный досудебный (претензионный) порядок разрешения спора, используйте в формулировках именно слово «претензия». Например:

«Досудебный (претензионный) порядок разрешения споров обязателен».
или
«До предъявления иска в суд Сторона обязана направить другой Стороне претензию».

По сложившейся практике, суды не усматривают согласования обязательного досудебного (претензионного) порядка разрешения спора, даже если этот порядок подробно прописан, но само слово «претензия» при этом не сформулировано!

Срок на рассмотрение претензии может быть установлен в договоре

  • Если в договоре такого положения нет, рекомендуем установить в самой претензии срок на ее рассмотрение.
  • Если и в претензии об этом не сказано, в деловой практике принято ждать ответа примерно 30 дней.

При неполучении ответа на претензию по истечении срока на ее рассмотрение или при получении отказа Вы вправе передать спор на рассмотрение суда.

Как правильно составить текст претензии

Претензия составляется в письменном виде. Единых требований нет.

Советуем указывать:
— От кого и кому направляется претензия;
— Реквизиты договора и его пункты, закрепляющие обязанности стороны, которые ею нарушены;
— Реквизиты документов, подтверждающих наступление срока исполнения обязательства (накладные, акты сдачи-приемки работ или услуг и т.п.);
— Обстоятельства нарушения обязательства;
— Собственно требования и сроки для рассмотрения претензии и ответа на нее;
— Расчет суммы требования, если речь идет о взыскании долга;

Список приложений:
— К претензии должны прилагаться документы, на которые Вы ссылаетесь, если у другой стороны их нет.
— Документы, подписанные другой стороной или обеими сторонами (договор, акты и пр.), достаточно перечислить в претензии с указанием реквизитов.

Каким способом передать претензию

Почта России. Официальный и самый верный способ.

Рекомендуем направлять претензию ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

В описи вложения следует указывать название направляемого документа («Претензия по договору № ___ от ______ года»), а также его исходящий номер и дату.

Обязательно подготовьте и сохраните второй экземпляр самого документа, а также квитанцию и второй экземпляр описи вложения с почтовым штампом!

Это послужит доказательством направления претензии.

Указание в описи вложения подробных реквизитов документа (претензии) позволит парировать заявления другой стороны: «Мне отправили 2 чистых листа бумаги!» .

Уведомление о вручении вернется по Вашему адресу. В нем будет указана дата получения другой стороной Вашего письма. С этой даты пойдет отсчет срока на рассмотрение претензии.

Если по какой-либо причине уведомление о вручении не вернулось к Вам, судьбу письма можно узнать на сайте Почты России. Там отмечается все, что происходит с письмом, в том числе его вручение адресату.

А если письмо не было получено и вернулось обратно?

Письмо может быть возвращено в связи с истечением срока хранения (если та сторона не явится за ним в почтовое отделение) или в связи с отсутствием адресата по указанному адресу.

Не стоит беспокоиться.

Если Вы направили письмо по юридическому адресу стороны, указанному в ЕГРЮЛ (найдите этот адрес на официальном сайте налоговой службы: http://egrul.nalog.ru/), оно будет считаться полученным, даже если сторона фактически там не находится.

Вернувшийся конверт не вскрывайте!

Если в договоре специально указан почтовый адрес, отличающийся от юридического адреса, рекомендуется направить претензию и по нему тоже. Но по юридическому адресу – обязательно!

Письмо может быть вручено представителю стороны под расписку

Вручение под расписку — более удобный способ, если «горят» сроки.

Подготовьте 2 экземпляра претензии. Первый Вы вручите, на втором представитель стороны поставит расписку в получении. Требуйте указания даты, должности, Ф.И.О. и подписи принявшего сотрудника с проставлением печати организации.

Желательно получить доверенность на сотрудника, если это не руководитель.

Может возникнуть вопрос, что претензия вручена «неизвестно кому», если в получении распишется не руководитель организации или Вы не получите доверенность на получившего сотрудника.

При направлении почтой таких проблем не будет. Но это немного дольше (письмо по почте идет примерно неделю).

Перед отправкой претензии необходимо проанализировать все документы, на которых Вы основываете требования, и удостовериться в правильности их оформления.

Иногда мелочи могут решить вопрос не в Вашу пользу.

Поручите предварительную оценку документов юристу (читайте статью Зачем нужна «Досудебная оценка документов»), который сможет указать на недостатки, поможет их исправить, а также грамотно составит текст претензии и сориентирует по дальнейшим действиям.

Направляем претензию контрагенту, задержавшему поставку или оплату

Спорных ситуаций, которые могут возникнуть между вашей компанией (предпринимателем) и ее контрагентами, множество. И если это сложный случай (к примеру, вам поставлен некачественный или некомплектный товар), то с контрагентом наверняка будет общаться юрист или другой профессионал.

А вот если речь идет о том, чтобы поторопить контрагента с оплатой или с поставкой, то тогда при отсутствии в штате юриста руководитель вполне может попросить написать претензию и бухгалтера. Напомним вам, как это делается.

Для чего нужна претензия

Цель претензии — урегулировать возникший конфликт во внесудебном порядке.

В ней вы сообщаете о ненадлежащем исполнении контрагентом договорных обязательств, требуете устранить нарушения и предупреждаете о возможных санкциях.

Если контрагент с вами согласится и выполнит ваши требования, то тогда спорная ситуация будет разрешена и вашей компании не придется обращаться в суд и нести судебные издержки.

Поэтому претензию лучше направлять контрагенту всегда, когда он нарушил принятое на себя обязательство. А не только тогда, когда претензионный порядок обязателен в силу договора или закона и без его соблюдения вы не вправе обратиться в суд ч. 5 ст. 4 АПК РФ .

  • перевозчику или экспедитору;
  • оператору почтовой или иной связи;
  • продавцу, если претензия касается количества, ассортимента, качества, комплектности, тары или упаковки товара.

Ну а если контрагент не захочет решать спор миром (ответит на претензию отказом, частичным отказом или же вообще не ответит), то тогда придется идти в суд.

Что написать в претензии

Претензия должна содержать:

Читать еще:  Деловые события

  • причину (какое обязательство не выполнил контрагент, в какой сумме — если возможно оценить);
  • ваши требования (что контрагент должен сделать, в какой срок);
  • предупреждение (что будет, если контрагент не выполнит требования, — расторжение договора, договорные санкции, судебная тяжба).

Если ваш договор с контрагентом допускает обмен электронными документами, то вы можете направить ему претензию в электронном виде

К претензии можно ничего не прикладывать. Но нужно помнить, что направление вместе с претензией документов, подтверждающих ваши требования, может ускорить ее рассмотрение. К примеру, контрагент мог задержать оплату товара попросту из-за того, что затерялись отгрузочные документы.

Если вы все-таки будете прилагать какие-либо бумаги к претензии, то приведите в ней их перечень. Тогда вам не придется повторно отсылать их контрагенту вместе с его экземпляром иска, если вдруг дело дойдет до суд а п. 3 ст. 125 АПК РФ .

Подписать претензию должен руководитель либо иное уполномоченное лицо. В последнем случае к претензии нужно приложить копию доверенности, выданной этому лицу.

Неоплата в срок поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, пожалуй, самая распространенная причина для претензии. Поэтому приведем образец оформления претензии к должнику-покупателю.

Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный берег»

Генеральному директору
ООО «Лесная долина»

15.05.2012 в адрес вашей компании ООО «Лесная долина» по счету № 275 от 02.05.2012 была отгружена офисная мебель на сумму 312 000 руб., в том числе НДС (18%) — 47 593,22 руб. (товарная накладная № 118 от 15.05.2012).

Предоплата по этому счету составила 156 000 руб., в том числе НДС (18%) — 23 796,61 руб. Остаток в сумме 156 000 (сто пятьдесят шесть тысяч) руб., в том числе НДС (18%) — 23 796,61 руб., по условиям счета должен быть оплачен в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня отгрузки мебели, то есть в срок до 22.05.2012 включительно.

Однако до настоящего времени оплата от вас так и не поступила.

Просим вас в срок до 30.06.2012 погасить задолженность и уплатить сумму процентов за пользование чужими денежными средствами на основании ст. 395 ГК РФ (рассчитанную по нижеприведенной формуле) за период с 22.05.2012 по день перечисления суммы долга, а при несогласии с настоящей претензией — предоставить в тот же срок письменный мотивированный ответ. Сумма процентов за период с 22.05.2012 по 18.06.2012:

В случае непоступления оплаты в полном объеме будем вынуждены обратиться в суд.

Как отправить претензию

Есть несколько способов передачи претензии контрагенту. Например, ее можно:

  • вручить лично его представителю. Тогда у вас останется экземпляр претензии с отметкой контрагента в получении, содержащей дату, печать, подпись, расшифровку подписи и должность получившего ее работника. Либо в отметке может стоять лишь дата и номер входящей корреспонденци и п. 3.29 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
  • отправить по электронной почте либо по факсу, если такой способ обмена документами предусмотрен договоро м п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ . В этом случае распечатайте себе электронное письмо или факсимильный отчет об отправке;
  • отослать по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении на его юридический адрес. Проверьте, не сменился ли он. Это можно сделать через интернет-сервис «Проверь себя и контрагента» на сайте ФНС, введя в соответствующих графах ОГРН или ИНН контрагента. Можно отправить претензию еще и на известные вам фактические адреса, указанные в договоре. У вас должны остаться на руках почтовая квитанция, опись и вернувшееся уведомление.

Проверить юридический адрес контрагента можно: сайт ФНС → раздел «Электронные услуги» → «Проверь себя и контрагента»

Все документы, подтверждающие направление претензии контрагенту, сохраните. Они вам пригодятся, если вы будете обращаться в суд подп. 7 п. 1 ст. 126 АПК РФ .

Не забывайте, что законом или договором срок предъявления претензии может быть ограничен. Например, на предъявление претензий к экспедитору или железной дороге в связи с перевозкой груза отводится 6 месяце в п. 4 ст. 12 Закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ ; ст. 123 Закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ .

Как правильно составить досудебную претензию контрагенту?

Споры, которые возникают вокруг договора, являются одними из наиболее распространенных в бизнесе. Кто-то не выполнил взятые на себя обязательства, не заплатил за полученный товар, просрочил поставку, не оказал услуги в оговорённом размере и т. д. – все это приводит к конфликтам. Подобные арбитражные споры имеют установленный порядок разрешения, который обязательно должен включать в себя попытку уладить ситуацию в досудебном порядке – путем переговоров и письменных претензий. В данной статье мы рассмотрим, в каких ситуациях можно подавать претензию, какие для этого должны быть основания, а также как составить претензию правильно и как направить ее контрагенту для рассмотрения.

В каких ситуациях нужно направлять претензию контрагенту?

Претензионный порядок разрешения споров – необходимость для любого юридического лица. Если граждане могут обращаться в суды напрямую, минуя досудебный этап, то для предпринимателей такой возможности нет – они обязаны вначале попытаться урегулировать ситуацию мирно, а только затем обращаться в арбитражный суд. Претензия и является тем инструментом, который делает возможным досудебное урегулирование споров: недовольная сторона излагает причину своего недовольства и предлагает пути решения, а вторая сторона может принять или не принять выдвинутые условия.

Для того, чтобы подавать претензию, должны быть определенные основания. Сам факт наличия спора еще не является достаточным основанием для подготовки претензии, нужно, чтобы имело место что-то из следующего:

  • контрагент не оплатил полученный товар или предоставленные услуги – если вы выступаете в роли поставщика, вторая сторона обязуется оплачивать ваши услуги согласно заключенному ранее договору. Однако часто можно встретить ситуацию, когда товар давно поставлен, а добиться его оплаты невозможно. В этом случае, чтобы не переводить дебиторскую задолженность в категорию «безнадёжных», стоит подготовить претензию и направить ее должнику;
  • товары или услуги не предоставлены в полной мере – обратная ситуация по сравнению с описанной выше: деньги (обычно в виде предоплаты) были переведены, а обещанная поставка так и не была произведена, или товар передан не в полном объеме. Если поставщик отказывается выполнять свои обязательства, можно для ускорения процесса направить ему претензию;
  • качество товаров (услуг) не отвечает заявленному – поставщик формально выполнил свои обязательства, однако качество продукции слишком низкого качества. Если это не удалось обнаружить сразу, и приемка уже прошла, возникает конфликт, уладить который поможет письменная претензия на имя поставщика;
  • сорваны сроки поставки – контрагент, поставляющий товары или предоставляющий услуги, всегда имеет определённые временные рамки. В этот период он либо выполняет взятые на себя обязательства, либо нарушает договор и должен понести ответственность (чаще всего в виде неустойки). Для начала улаживания конфликта нужно подготовить претензию;
  • нарушены другие важные условия сделки – в каждом договоре ключевыми могут быть различные условия, например, наличие лицензии или разрешения, правильное хранение товара, ускоренная доставка, определённый ценовой диапазон, который не должен меняться и т. д. Любое нарушение, если вторая сторона посчитает его существенным, имеет право подавать претензии и требовать исправления ситуации или возмещения.

Правила составления досудебной претензии

Претензия в адрес контрагента – это важный документ. И хотя не существует установленной законом формы того, как она должна выглядеть, есть общие подходы и правила составления досудебной претензии, которые нужно соблюдать. Вот что должно содержаться в данном документе:

  • стандартная шапка, где указывается адресат (ФИО или наименование, полный адрес регистрации, контактные данные), а также отправитель (аналогичные сведения);
  • основная часть, где описываются конкретные причины, побудившие подать документ. Здесь нужно перечислить все выявленные нарушения условий договора и привести доказательства, что такие нарушения действительно имели место (со ссылками на пункты контракта, нормы законодательства и т. д.);
  • требования – очень важная часть претензии. Вы непросто указываете, что не согласны с текущим положением вещей и у вас есть замечания, но и высказываете, чего вы конкретно хотите добиться. Чаще всего в требованиях указывается призыв выполнить условия сделки, погасить задолженность и т. д., реже – выплата неустойки или подобных штрафных санкций;
  • заключительная часть, где вы можете предложить варианты выхода из сложившейся ситуации, а также упомянуть, что в случае игнорирования претензий оставляете за собой право обратиться в суд.
Читать еще:  Как доказать убытки из причинения вреда

После того как претензия составлена, ее нужно направить оппоненту в споре. Лучше всего это делать заказным письмом – тогда будет гарантированное подтверждение того, что документ вручен адресату. Это обязательно пригодится в том случае, если спор дойдет до суда, и потребуется доказывать, что соблюден претензионный порядок.

Что делать, если контрагент игнорирует претензию?

Не всегда после отправки претензии события развиваются так, как вы планировали. Дальнейший порядок действий зависит от того, как отреагировал на получение претензии оппонент в споре. Возможны следующие варианты:

  • принятие всех требований – бывает достаточно редко, но все-таки такой вариант исключать нельзя. Если контрагент согласился со всеми выдвинутыми претензиями и сделал все, что от него требуют, на этом спор завершается, и все стороны остаются довольны;
  • согласие на переговоры – фактически претензия – это приглашение к переговорам, только более официальная, с изложением всех требований. Обычно после получения письма с претензией стороны приступают к проведению переговоров с целью выработать принципы того, как можно завершить спор максимально выгодно для каждой из сторон. Во время переговоров нужно быть готовым к компромиссам: возможно, придётся немного уступить, чтобы добиться выполнения остальных требований. В конце концов, это лучше, чем не получить ничего или ждать месяцами, пока будет вынесено решение судом;
  • игнорирование претензии или отказ выполнять указанные в ней требования – вполне вероятно, что вы столкнетесь с отказом в удовлетворении требований или же вообще не получите никакой обратной связи. В этом случае не остается других вариантов кроме как обратиться в арбитражный суд и требовать выполнения своих требований там. После подачи претензии вы получаете законное право на такие действия.

Вне зависимости от того, как развиваются события после подготовки и отправки досудебной претензии контрагенту, рекомендуется привлечь к разрешению спора профильного юриста, специализирующегося на подобных конфликтах. Профессиональная помощь может быть важной на любом этапе спора, а если дело дойдет до суда, без него дело не выиграть.

Заключение

Письменная претензия – это важный этап досудебного урегулирования арбитражный споров с контрагентами. Она дает возможность урегулировать конфликтную ситуацию до искового заявления в суд, а если по каким-либо причинам это невозможно – позволяет соблюсти претензионный порядок перед обращением в арбитражный суд. В любом случае, не помешает грамотная юридическая помощь по арбитражным делам.

Как правильно составить досудебную претензию контрагенту?

Споры, которые возникают вокруг договора, являются одними из наиболее распространенных в бизнесе. Кто-то не выполнил взятые на себя обязательства, не заплатил за полученный товар, просрочил поставку, не оказал услуги в оговорённом размере и т. д. – все это приводит к конфликтам. Подобные арбитражные споры имеют установленный порядок разрешения, который обязательно должен включать в себя попытку уладить ситуацию в досудебном порядке – путем переговоров и письменных претензий. В данной статье мы рассмотрим, в каких ситуациях можно подавать претензию, какие для этого должны быть основания, а также как составить претензию правильно и как направить ее контрагенту для рассмотрения.

В каких ситуациях нужно направлять претензию контрагенту?

Претензионный порядок разрешения споров – необходимость для любого юридического лица. Если граждане могут обращаться в суды напрямую, минуя досудебный этап, то для предпринимателей такой возможности нет – они обязаны вначале попытаться урегулировать ситуацию мирно, а только затем обращаться в арбитражный суд. Претензия и является тем инструментом, который делает возможным досудебное урегулирование споров: недовольная сторона излагает причину своего недовольства и предлагает пути решения, а вторая сторона может принять или не принять выдвинутые условия.

Для того, чтобы подавать претензию, должны быть определенные основания. Сам факт наличия спора еще не является достаточным основанием для подготовки претензии, нужно, чтобы имело место что-то из следующего:

  • контрагент не оплатил полученный товар или предоставленные услуги – если вы выступаете в роли поставщика, вторая сторона обязуется оплачивать ваши услуги согласно заключенному ранее договору. Однако часто можно встретить ситуацию, когда товар давно поставлен, а добиться его оплаты невозможно. В этом случае, чтобы не переводить дебиторскую задолженность в категорию «безнадёжных», стоит подготовить претензию и направить ее должнику;
  • товары или услуги не предоставлены в полной мере – обратная ситуация по сравнению с описанной выше: деньги (обычно в виде предоплаты) были переведены, а обещанная поставка так и не была произведена, или товар передан не в полном объеме. Если поставщик отказывается выполнять свои обязательства, можно для ускорения процесса направить ему претензию;
  • качество товаров (услуг) не отвечает заявленному – поставщик формально выполнил свои обязательства, однако качество продукции слишком низкого качества. Если это не удалось обнаружить сразу, и приемка уже прошла, возникает конфликт, уладить который поможет письменная претензия на имя поставщика;
  • сорваны сроки поставки – контрагент, поставляющий товары или предоставляющий услуги, всегда имеет определённые временные рамки. В этот период он либо выполняет взятые на себя обязательства, либо нарушает договор и должен понести ответственность (чаще всего в виде неустойки). Для начала улаживания конфликта нужно подготовить претензию;
  • нарушены другие важные условия сделки – в каждом договоре ключевыми могут быть различные условия, например, наличие лицензии или разрешения, правильное хранение товара, ускоренная доставка, определённый ценовой диапазон, который не должен меняться и т. д. Любое нарушение, если вторая сторона посчитает его существенным, имеет право подавать претензии и требовать исправления ситуации или возмещения.

Правила составления досудебной претензии

Претензия в адрес контрагента – это важный документ. И хотя не существует установленной законом формы того, как она должна выглядеть, есть общие подходы и правила составления досудебной претензии, которые нужно соблюдать. Вот что должно содержаться в данном документе:

  • стандартная шапка, где указывается адресат (ФИО или наименование, полный адрес регистрации, контактные данные), а также отправитель (аналогичные сведения);
  • основная часть, где описываются конкретные причины, побудившие подать документ. Здесь нужно перечислить все выявленные нарушения условий договора и привести доказательства, что такие нарушения действительно имели место (со ссылками на пункты контракта, нормы законодательства и т. д.);
  • требования – очень важная часть претензии. Вы непросто указываете, что не согласны с текущим положением вещей и у вас есть замечания, но и высказываете, чего вы конкретно хотите добиться. Чаще всего в требованиях указывается призыв выполнить условия сделки, погасить задолженность и т. д., реже – выплата неустойки или подобных штрафных санкций;
  • заключительная часть, где вы можете предложить варианты выхода из сложившейся ситуации, а также упомянуть, что в случае игнорирования претензий оставляете за собой право обратиться в суд.
Читать еще:  Взыскание дебиторской задолженности

После того как претензия составлена, ее нужно направить оппоненту в споре. Лучше всего это делать заказным письмом – тогда будет гарантированное подтверждение того, что документ вручен адресату. Это обязательно пригодится в том случае, если спор дойдет до суда, и потребуется доказывать, что соблюден претензионный порядок.

Что делать, если контрагент игнорирует претензию?

Не всегда после отправки претензии события развиваются так, как вы планировали. Дальнейший порядок действий зависит от того, как отреагировал на получение претензии оппонент в споре. Возможны следующие варианты:

  • принятие всех требований – бывает достаточно редко, но все-таки такой вариант исключать нельзя. Если контрагент согласился со всеми выдвинутыми претензиями и сделал все, что от него требуют, на этом спор завершается, и все стороны остаются довольны;
  • согласие на переговоры – фактически претензия – это приглашение к переговорам, только более официальная, с изложением всех требований. Обычно после получения письма с претензией стороны приступают к проведению переговоров с целью выработать принципы того, как можно завершить спор максимально выгодно для каждой из сторон. Во время переговоров нужно быть готовым к компромиссам: возможно, придётся немного уступить, чтобы добиться выполнения остальных требований. В конце концов, это лучше, чем не получить ничего или ждать месяцами, пока будет вынесено решение судом;
  • игнорирование претензии или отказ выполнять указанные в ней требования – вполне вероятно, что вы столкнетесь с отказом в удовлетворении требований или же вообще не получите никакой обратной связи. В этом случае не остается других вариантов кроме как обратиться в арбитражный суд и требовать выполнения своих требований там. После подачи претензии вы получаете законное право на такие действия.

Вне зависимости от того, как развиваются события после подготовки и отправки досудебной претензии контрагенту, рекомендуется привлечь к разрешению спора профильного юриста, специализирующегося на подобных конфликтах. Профессиональная помощь может быть важной на любом этапе спора, а если дело дойдет до суда, без него дело не выиграть.

Заключение

Письменная претензия – это важный этап досудебного урегулирования арбитражный споров с контрагентами. Она дает возможность урегулировать конфликтную ситуацию до искового заявления в суд, а если по каким-либо причинам это невозможно – позволяет соблюсти претензионный порядок перед обращением в арбитражный суд. В любом случае, не помешает грамотная юридическая помощь по арбитражным делам.

Ответ на претензию. Образец правильного написания

Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.

Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.

Для чего нужен ответ на претензию

Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.

Кто составляет ответ на претензию

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Правила написания ответа на претензию

Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.

Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).

Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Инструкция по написанию ответа на претензию

Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.

Часть первая

  • В «шапке» ответа на претензию нужно указать отправителя, а именно: полное название организации, ее фактический адрес, ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).
  • Далее следует внести данные об адресате: если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
  • Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.

Часть вторая

Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.

  • Здесь следует обязательно указать точную дату получения претензии, коротко обозначить ее суть и при наличии финансовых требований, вписать сумму (цифрами и прописью). Если есть документ, в рамках которого действует отправитель претензии (например, договор) – нужно указать его номер и дату подписания.
  • Потом пишется собственно ответ — при его составлении следует руководствоваться пунктами договора, законодательными нормами и правилами (и обязательно указывать на них ссылки). Если претензия состояла из нескольких пунктов, отвечать нужно также – отдельными пунктами.
  • После написания ответа необходимо подвести резюме, то есть емко, в одном-двух предложениях высказать мысль о том, что претензия принимается полностью, частично, или вовсе отклоняется.
  • В завершение ответ на претензию должен подписать ответственный сотрудник предприятия с обязательной расшифровкой подписи.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector