Какие стандарты договорной работы экономят время юриста компании. Проверено на личном опыте

Все под контролем: что надо знать про работу с договорами?

Договорная работа только для непосвященных кажется легкой и быстрой. На самом деле она подразумевает учет огромного числа деталей, четкого соблюдения плана, а также недюжинную усидчивость, внимательность и ответственность.

Мелкие ошибки способны повлечь за собой возникновение брешей в экономической и юридической безопасности предприятия, следствием которых являются штрафы и долгие судебные разбирательства.

Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия надо уделять большое внимание технологиям договорной работы, которым и посвящена вся эта статья. Естественно, все тонкости я, как автор, затронуть не смогу, но попробую помочь компаниям организовать договорную работу на предприятии – так, чтобы она работала максимально слаженно и эффективно.

Перво-наперво, надо уяснить, что договорная работа не ограничивается лишь составлением контракта и проверкой соблюдения всех прописанных в нем условий. На самом деле такая работа подразумевает целый комплекс процедур:

Договор должен содержать следующие разделы (статьи):

  • Преамбула (место заключения договора, дата заключения, полные и официальные наименования партнеров, их юридический статус и полномочия лиц, представляющих стороны).
  • Предмет договора (контракта).
  • Количество и качество предмета договора (товара, услуги).
  • Цена и общая стоимость.
  • Порядок расчетов.
  • Базисные условия и сроки поставки/приемки (договоры поставки товаров).
  • Порядок перехода права собственности и возможных рисков (договоры поставки товаров).
  • Предоставляемые в рамках настоящего договора документы (например, накладные, счета-фактуры и т.д.).
  • Упаковка и маркировка (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
  • Транспортные условия (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
  • Обстоятельства непреодолимой силы («форс-мажор»).
  • Санкции за нарушения условий договора.
  • Порядок направления, рассмотрения претензий, рекламаций.
  • Арбитраж и применимое право.
  • Лицензии, гарантийные сроки и обслуживание, страхование (в случаи необходимости).
  • Прочие условия и другие дополнительные разделы.
  • Адреса, банковские и прочие реквизиты сторон.

Если возникли разногласия при согласовании условий договора?

Перед заключением контракта стороны проходят стадию обсуждения и согласования условий. Крупные компании, как правило, имеют утвержденные типовые формы договоров. Такие компании очень редко соглашаются на изменение «тела» своего документа.

Если же все-таки необходимо изменить условия в унифицированном договоре, то стороны подписывают протокол согласования разногласий, в котором отражаются варианты изложения тех или иных пунктов, а третьим вариантом стороны указывают согласованный вариант. Подписание такого документа значительно ускоряет процесс согласования всех условий договора, а значит, приводит к скорейшему его подписанию и исполнению по нему сторонами своих обязательств.

Срок действия договора – что писать?

В большинстве случаев договор действует до последнего календарного дня года. Это в большей степени связанно с налоговой отчетностью. Особо хочется отметить, что по договорам оказания услуг акт предоставляется в месяце предшествующем отчетному. Датой составления акта будет являться последний день месяца (например, «30» июня 2011 года).

Договоры аренды недвижимого имущества в большинстве своем заключаются менее чем на год. Если, например, указать срок с 01.01.2011 г. по 31.12.2011 года, некоторые судебные органы признают такой договор незаключенным в силу не соблюдения правил о его государственной регистрации. Ведь договор аренды сроком более чем на один год подлежит обязательной государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Чтобы избежать споров, стоит прописать в договоре срок, равный 11 месяцам и менее.

Не стоит забывать также о том, что существует еще ряд договоров, которые считаются заключенными с момента их государственной регистрации (например, договор купли-продажи (дарения) недвижимого имущества, передачи исключительных прав (на объекты интеллектуальной собственности, товарные знаки и т.п.), аренды, заключенные сроком более чем на один год и т. д.).

Проверка сторон

При подготовке договора, и уж тем боле на стадии выбора контрагента, необходимо запросить документы, дающие юристу компании оценить риски, а также больше узнать о потенциальном контрагенте с точки зрения его надежности. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

1. Документы, предоставляемые юридическим лицом:

· копии учредительных документов;

· копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

· копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

· копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

· копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

· копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

· документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

· заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

2. Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

Читать еще:  Как оформить доверенность в порядке передоверия

· копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей);

· банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

· копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Обращаю ваше внимание:когда договор со стороны контрагента подписывает не генеральный директор компании, то необходимо запросить доверенность или иной распорядительный документ, подтверждающий полномочия доверенного лица. Как показывает практика судебных споров, очень часто одна сторона при неисполнении своих договорных обязательств ссылается на то, что сделка была заключена неуполномоченным лицом, а, следовательно, является недействительной. Суд может принять сторону истца только тогда, когда будет доказано, что ответственные лица компании знали о совершенной сделке и ничего не предприняли для ее расторжения, а, наоборот, на протяжении определённого времени исполняли такой договор.

Экспертиза и визирование договора

После того, как все параметры договора будут проверены и согласованы, документ передается на экспертизу и визирование. Во время экспертизы уполномоченные лица проверяют договор на наличие в нем рисков различного рода и в случае отсутствия замечаний подписывают специальный «Лист визирования».

Если должностные лица отказались визировать договор, то оформляется обоснованное заключение на специальном «Листе замечаний». Документ признается не прошедшим экспертизу и отправляется на доработку. После устранения замечаний проект повторно представляется на визирование.

После того как «Лист визирования» будет подписан, договор передается противоположной стороне (контрагенту). При необходимости менеджер или юрист компании осуществляет регистрацию документа в исполнительных органах государственной власти.

Приведу несколько примеров того, каким может быть порядок согласования некоторых видов договоров:

Организация договорной работы

Польза или вред типовых форм договоров

В российском малом и среднем бизнесе сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией в организации или у предпринимателя часто поручается работникам, для которых такая работа не характерна. В одних организациях вопросами работы с договорами занимаются сейл-менеджеры, в других – бухгалтеры или специалисты, которые исполняют условия договоров между организациями в рамках своих трудовых обязанностей.

Понятно, что какими бы хорошими специалистами в своей области не были эти специалисты, скорее всего они не являются специалистами в области гражданского права, а это в первую очередь означает, что за основу будущего договора берется типовая форма договора (из интернета или других источников) и в такую форму вписываются лишь название организации. Другими словами, при наличии договора, содержание которого не учитывает все нюансы сделки, любая из сторон такого договора может попасть впросак.

Многие руководители организаций убеждены, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации по договору. Очень часто позже выясняется, что два честных человека по-разному поняли друг друга. Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что любой договор может содержать налоговые риски даже когда организация не пользуется схемами ухода от налогов, своевременно платит налоги и проводит проверку контрагента на добросовестность. А это означает, что любая (даже простейшая) ошибка в договоре может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению уголовного дела по одной из «налоговых» статей Уголовного кодекса РФ. Такое развитие событий может существенно снизить репутацию организации в глазах партнеров и отрицательно повлиять на результаты хозяйственной деятельности.

Договорная работа в организации

Начиная разговор о договорной работе необходимо вспомнить, что под договором в российском законодательстве понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
В основе договора лежит принцип свободы договора, который закреплен в статье 1 Гражданского кодекса РФ. Стороны договора заключают договор только по своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Этот основной принцип гражданского законодательства призван обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота и хозяйственной деятельности, необходимым условием которого является равноправие его участников.

Не смотря на кажущуюся простоту, для составления договоров требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд, к примеру, определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали.

Стороны договора определяют его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда законодательством такое условие не урегулировано императивно. Сразу же хочу успокоить, что Гражданский кодекс РФ содержит минимальное количество императивных норм, а большинство из них – диспозитивные, т.е. содержащие оговорку «если иное не предусмотрено договором (соглашением сторон)». Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой, а если не сделают или не захотят этого сделать, то в силу вступят нормы права «по умолчанию», т.е. диспозитивная норма.

Читать еще:  Опасные условия об оплате по договору подряда

Бывают случаи, когда какое-либо условие не определено ни в договоре, ни в диспозитивной норме закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

При заключении договора принято выделять несколько этапов договорной работы:

подготовка к заключению договоров (заключение предварительных договоров; определение и согласование всех условий с контрагентами);

заключение договоров (оформление документа);

исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

Проекты договоров обычно разрабатываются юристами, а спецификации (технические задания) – определяются заинтересованным отделом (лицом) – инициатором заключения договора. Эти документы формирует инициатор заключения договора и вместе со всеми приложениями, предложениями и возражениями контрагента, протоколами разногласий и другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением организации. Традиционной формой проверки соответствия проектов договоров интересам и возможностям организации является визирование (согласование).

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий.
Кроме разработки самого проекта договора в рамках этого этапа договорной работы лучше принять меры по проверке контрагента на добросовестность. Хотя законы России не обязывают ни одну из сторон договора проверять добросовестность контрагента по договору, в последнее время налоговые инспекторы при проверках тщательным образом проверяют всех контрагентов компании на наличие признаков «однодневок». Основной аргумент — компания должна выбирать клиентов с должной осмотрительностью.
Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Само по себе нарушение налогового законодательства контрагентом не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Но факт получения необоснованной налоговой выгоды может быть признан, если налоговики докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

Подробнее о проверке контрагентов на добросовестность можно прочитать в статье «Проверка контрагента на добросовестность».

Момент заключения договора очень важен, так как именно с ним связано возникновение обязательств у каждой из сторон договора, с него начинают отсчет сроки оплаты и исполнения обязательств, установленные условиями договора.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения договоров.

Контроль за исполнением условий каждой стороной договора различен – если одна сторона контролирует своевременность и полноту оплаты, то другая – сроки и качество выполняемых работ, услуг.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов.

Контроль за своевременным и надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все подразделения организации, связанные с ведением договорной работы. В данной работе велико значение юриста (юридического отдела). На мой взгляд именно юристы должны разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на своевременное и надлежащее исполнение своих обязательств по договору, координировать в этом плане деятельность всех подразделений организации. Здесь юристу, наряду с другими структурными подразделениями, необходимо наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Только такой подход позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензий и исков, а зачастую – и обойтись без суда или принять обеспечительные меры.

Регламентация договорной работы

Одной из особенностей договорной работы является то, что регулирование процесса договорной работы полностью зиждется на локальных нормативных актах организаций. В связи с этим встречаются случаи конфликта интересов контрагентов в процессе заключения и исполнения условий договора, когда в локальных нормативных актах одной организации – стороне договора установлен один порядок, а у другого контрагента – другой.

Поскольку регламентация договорной работы зависит только от опыта и воображения руководителя и автора этого локального нормативного акта, на практике встречаются такие регламенты договорной работы, как положение (регламент, инструкция) по ведению договорной работы, в которых (в едином документе) описаны все бизнес – процессы с момента получения оферты от контрагента и до момента подачи иска в суд, так и локальные нормативные акты, в которых прописаны лишь отдельные бизнес – процессы (к примеру, положение о претензионной работе).

О том, что достаточно большая часть бизнеса работает вообще без каких-либо локальных нормативных актов, регулирующих договорную работу в организации, в рамках этой статьи упоминать смысла нет. Хочется лишь отметить другую крайность – чрезмерная «зарегулированность» этого бизнес – процесса рождает «мертвые» правила ведения бизнеса.

Читать еще:  Образец доверенности от юридического лица юридическому лицу

Как правило, в организации кроме локального нормативного акта о договорной работе разрабатываются и типовые формы договоров и другой договорной документации. Они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Вместе с тем надо понимать, что такие типовые формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.

Этапы договорной работы в организации

Подготовка проекта договора

Работа с договорами носит эффективный характер, если в организации разработаны типовые формы договора по основным видам деятельности и эти типовые формы размещены на внутреннем сервере организации с правами доступа.

Благодаря этому, работник – инициатор заключения большинства договоров может достаточно быстро подготовить договор, а нагрузка на юриста останется лишь в части разработки не типового договора под конкретную ситуацию.

Остается только присвоить договору номер и указать дату его заключения. Обычно учет договоров в организации ведут юристы или бухгалтерская служба.

Согласование проекта договора

В средних и крупных организациях проект договора проходит процедуру согласования. Обычно в такой процедуре принимают участие несколько отделов в таком порядке: заинтересованное в заключении договора подразделение, бухгалтерия, финансовый отдел, юридический отдел.

Если к проекту договора имеются замечания и предложения, то они оформляются в виде комментариев или сопроводительных служебных записок к договору в бумажном или электронном виде. Обобщив все замечания и предложения юристы дают свою оценку руководителю для принятия решения по заключению договора и дополнению его условий предложениями коллег.

К проекту договора также принято оформлять лист согласования в бумажном или электронном виде.

Контроль исполнения обязательств по договору

Контроль исполнения своих обязательств контрагентом по договору осуществляется инициатором договора. Если обязательства не исполняются в полном объеме и в срок, то об этом сообщается в юридический отдел с приложением подтверждающих эти факты документов.

Необходимые условия договора

Анализ условий договора достаточно подробно изложен в статье «Как составить договор», поэтому в этой статье я лишь остановлюсь на отдельных самых важных условиях договора.

Статьей 432 Гражданского кодекса РФ установлено два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

Сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким договорам.

Статья 432 Гражданского кодекса РФ относит к существенным следующие условия:

которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида;

относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Необходимо различать предмет и объект договора. Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается договор, а предмет, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе Гражданского кодекса РФ применительно к указанным в нем договорам.
Так как все споры возникают из-за денег, то в договоре следует детально определить порядок и форму расчетов.

Достаточно распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты:

в договоре предусматривается обязательный претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае, если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);

в установленных законом случаях стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например, определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;

с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда. В этом случае сторонам необходимо согласовать название и местонахождение постоянного действующего третейского суда, либо определить порядок формирования третейского суда.

В заключении рекомендую придерживаться следующей примерной структуры договора:

Реквизиты договора (наименование договора; место и дата его заключения).

Преамбула (указание наименования сторон в соответствии с учредительными документами и (или) сведениями ЕГРЮЛ).

Предмет договора (с подробным указанием объекта договора).

Срок действия договора.

Права и обязанности сторон.

Порядок проведения расчетов.

Разрешение споров (арбитражная оговорка).

Другие условия договора, которые не вошли в предыдущие разделы (именуемые, как правило «заключительные положения»).

Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

Статья написана и размещена в 2011 году. Дополнена — 17.06.2012

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2020

Полезные ссылки по теме «Организация договорной работы»

Договор о реализации туристского продукта

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector