Претензионная работа: как организовать и какие документы понадобятся

Как ведется претензионная работа по ФЗ №44

ФЗ №44 – это закон «О контрактной системе в области закупок для государственных нужд» от 5 апреля 2013 года. На основании этого закона взыскиваются штрафы и пени с поставщиков, которые не справились со своими обязанностями. На основании ФЗ №44 заказчик может восстановиться в своих правах.

Законодательное обоснование

При претензионной работе нужно руководствоваться не одним, а целым рядом нормативных актов. В частности, это следующие законы:

  • ГК РФ. Регулирует порядок исполнения обязательств, виды ответственности за неисполнение обязанностей. Также в ГК прописаны возможности одностороннего отказа от контракта.
  • ФЗ №44. В статьях 94 и 95 закона содержится порядок проверки итогов выполнения государственного контракта.
  • АПК. В части 5 статьи 4 указаны ситуации, когда претензионный порядок является обязательным. В части 1 статьи 126 АПК прописано, что истец должен приложить к иску копию претензии, а также документацию, подтверждающую позицию заказчика.
  • Отдельные нормативные акты. Применяются в том случае, если предметом контракта являются отдельные виды объектов. К примеру, авто. Это статья 39 ФЗ №259 «Устав авто» от 8 ноября 2007 года, статья 55 ФЗ №126 «О связи» от 7 июля 2003 года.

Также претензионная работа может регулироваться различными ведомственными актами. К примеру, это регламенты, методические рекомендации.

Сроки рассмотрения претензий

Сроки направления претензий в законе №44 не оговорены. Однако при рассмотрении этого вопроса нужно руководствоваться практическим опытом. Результаты рассмотрения во многом зависят именно от скорости подачи претензии. Желательно делать это сразу после нарушения прав заказчика. Оптимальные сроки – от 10 до 30 суток.

Направление претензии после выполнения контракта возможно в рамках сроков исковой давности. Однако есть исключения. В частности, это при наличии недостатков и брака товара. В этом случае нужно руководствоваться гарантийным сроком. Если же этого срока нет, устанавливается период в 2 года (пункт 2 статьи 477 ГК).

Сроки ответа на претензию в ФЗ №44 также не прописаны. Раньше в АПК был установлен период в 30 дней. В контракте мог быть установлен иной срок. На данный момент указанные сроки актуальны только для споров, возникших на основании незаконного обогащения.

Сроки обычно указываются в контракте. Если никакого срока там нет, он прописывается в самой претензии. Если в соглашении не прописано, какие именно дни брать при расчете, брать нужно дни календарные. В статье 193 ГК указано, что, если завершение срока выпадает на выходной день, период переносится на ближайший рабочий день.

Ответственность за отсутствие ответа в законе №44 не оговорена. Если все сроки истекли, а никакого ответа так и не пришло, нужно идти в суд.

Порядок действий на допретензионном этапе

Перед подачей претензии нужно проверить, есть ли все доказательства ненадлежащего выполнения условий контракта. Зафиксировать правонарушение можно этими путями:

  • Составлением акта об обнаруженных недостатках.
  • Оформлением двухстороннего акта (в нем указываются нарушения при исполнении контракта).

Для составления акта нужно вызвать представителя поставщика. Сделать это можно тем методом, который прописан в контракте. Если же ничего в контракте об этом не сказано, можно воспользоваться тем методом, который позволит подтвердить направление заявки.

ВАЖНО! Если недостатки обнаружены при приемке итогов исполнения контракта, они подтверждаются заключением эксперта.

Особенности оформления претензии

В претензии, подаваемой на основании ФЗ №44, прописываются такие данные:

  • О сторонах контракта: название, адрес.
  • Номер и дата контракта.
  • Причины предъявления претензии.
  • Доказательства нарушений при исполнении договора.
  • Основание для наложения ответственности на поставщика.
  • Требование заказчика. К примеру, это может быть устранение правонарушения, выплата неустойки.
  • Сроки, в которые можно будет добровольно исполнить поставленные требования.

Важно внимательно отнестись к формированию требований. Они должны быть конкретными и базирующимися на действительных нарушениях. Заказчик может указать меру ответственности, которую он хочет вменить в отношении исполнителя. При этом нужно указать закон, на основании которого будет накладываться ответственность.

Требование заказчика может быть денежным. В таком случае в претензии должен содержаться расчет. К документу прилагаются бумаги, на базе которых предъявляются требования. Если точно понятно, что у исполнителя есть документы (к примеру, контракт), высылать их дополнительно не требуется.

Односторонний отказ поставщика от исполнения контракта

Без уважительной причины отказаться от исполнения нельзя (основание – статья 95 ФЗ №44). В частности, должны соблюдаться эти условия:

  • Право на отказ содержится в контракте.
  • Имеются обстоятельства, при которых можно отказаться.

Рассмотрим эти обстоятельства:

  • Получена продукция ненадлежащего качества.
  • Бракованный или испорченный товар не заменен в установленные сроки.
  • Исполнитель несколько раз нарушал сроки поставки.
  • Заказчик не исполняет все условия контракта.

Эти обстоятельства оговорены в статье 523 ГК. Если требуется совершить отказ, исполнителю нужно направлять не претензию, но соответствующее решение. Отправляется оно в течение 3 суток после принятия решения. В эти же 3 дня нужно разместить его в единой информационной системе.

Если заказчик отказывается от контракта в одностороннем порядке, он сможет получить от исполнителя только компенсацию реально понесенного ущерба. Датой уведомления будет дата, когда заказчик получил подтверждение о вручении его решения об отказе. Если использованный метод отправки не предполагает получения подтверждения, датой уведомления является дата после истечения 30 дней со дня публикации решения в ЕИС.

Нужно помнить, что само по себе уведомление не обозначает автоматического прекращения действия контракта. У исполнителя остается 10 суток на ликвидацию нарушений. Если они устраняются, заказчик должен отозвать решение. Однако последнее положение неактуально при повторном правонарушении. Если ничего устранено не было, через 10 суток контракт действовать перестает.

Претензионная работа при использовании штрафных санкций

Заказчик обязан подать претензию в том случае, если условия контракта не были исполнены надлежащим образом. Однако она не обозначает автоматического взыскания неустойки (пункт 1 статьи 330 ГК, пункт 1 статьи 407 ГК).

Взыскать неустойку можно только в том случае, если соответствующее положение содержится в контракте.

Обеспечительные меры

Существуют эти формы обеспечения контракта (часть 3 статьи 96 ФЗ №44):

  • Банковская гарантия.
  • Средства, которые внесены на счет заказчика.

Что собой представляют обеспечительные меры? Это меры, направленные на компенсацию убытков в случае неисполнения положений контракта. Если исполнитель допустит нарушение, заказчик сможет взыскать из суммы обеспечения штраф. Возмещение убытков производится на основании статьи 393.1 ГК.

К СВЕДЕНИЮ! При претензионной работе по ФЗ №44 применяются общие принципы, изложенные в ГК.

Консалтинговая группа Донских

Технология работы с претензиями и жалобами клиентов

Грамотная работа с претензиями и жалобами клиентов позволяет компании выйти на новый уровень и получить конкурентное преимущество. Принято считать, что претензии и жалобы – это всегда плохо. Однако, это не так. Такие нарекания со стороны клиентов вскрывают болевые точки в вашей компании, над которыми можно и нужно работать.

Как правило, большая часть клиентов, которым что-то не нравится в вашей компании уходят молча, “по-английски”, и вы никогда не узнаете, что же их не устроило. И только 10% клиентов жалуется, ругается, давая вам возможность исправить ситуацию. Так воспользуйтесь этим шансом!

Что такое претензия?

Для начала, предлагаем разобраться с понятиями. Претензия ( жалоба / рекламация ) – это форма высказывания недовольства клиентом, связанная с нарушением обязательств со стороны компании. В отличие от возражений клиентов, показывающих сомнения на этапе переговоров о покупке, претензия представляет собой неудовлетворенность сотрудничеством, результат обманутых ожиданий, нарушенных договоренностей.

Претензия – это всегда ситуация, когда клиент испытывает отрицательные эмоции. Но вот проявляются они у всех по-разному: кто-то кричит и яростно машет кулаками, а кто-то говорит тихо и спокойно, но так подбирает слова и расставляет акценты, что вы будете чувствовать себя абсолютно раздавленным.

Причины возникновения претензий и жалоб клиентов

1. Качество продукта / услуги

Такие претензии встречаются чаще всего. Если товар или услуга не соответствуют заявленным параметрам, клиент имеет право потребовать вернуть деньги или сделать замену продукта на аналогичный, но надлежащего качества.

2. Не соблюдение обязательств и договоренностей со стороны компании

Как правило, такие жалобы – результат плохой организационной работы внутри компании: отсутствие коммуникации между отдельными ее подразделениями, неоперативное решение вопросов, неудобный график работы, сложность заполнения документации и т.п. Эти претензии звучат в адрес руководства компании.

3. Качество обслуживания

Клиенты выражают недовольство некомпетентностью сотрудников, которые не могут дать исчерпывающие ответы на вопросы или качественно выполнить работы по доставке, установке и т.п. В этом случае объектом жалоб является персонал компании.

Как же быть компании, если она хочет что-то изменить во взаимоотношениях с клиентами?

Самое первое и главное – обучить сотрудников, взаимодействующих с клиентами, технологии работы с претензиями, жалобами, рекламациями клиентов. Не просто теорию дать, а отработать все на практике.

Читать еще:  Замена стороны в исполнительном производстве

Есть ряд последовательных этапов, которые необходимо пройти, чтобы грамотно отработать претензии клиентов.

Технология работы с претензиями и жалобами клиентов
1. Внимательно выслушайте клиента

Дайте возможность клиенту “выпустить пар” и высказаться. При этом сами слушайте его молча, спокойно, только кивая в ответ или говоря короткие междометия “угу / ага”, если идет телефонное общение. Ваша задача – понять, что именно беспокоит клиента.

Наиболее распространенные ошибки на этом этапе: вести себя агрессивно, перебивать клиента – все это приводит только к усилению конфликта. Принимать агрессию клиента на себя тоже нельзя, клиент жалуется на компанию, но не на вас лично. Оставайтесь вежливым и спокойным.

2. Повторите суть высказанной претензии (жалобы) и убедитесь, что вы поняли ее правильно

“Очистите” услышанную от клиента информацию от его отрицательных эмоций и оставьте только самую суть проблемной ситуации, конкретизируйте ее. Выдержите паузу и дайте возможность клиенту подтвердить, что вы его правильно поняли. Это позволит снизить агрессию собеседника и перевести разговор в более конструктивное русло.

Никогда не пропускайте этот шаг, иначе есть риск, что вы начнете решать совсем не ту проблему, о которой вам говорил клиент.

3. Извинитесь

Искренне и от чистого сердца. Помните, любая фальшь чувствуется даже на расстоянии. “Мне жаль, что сложилась такая ситуация… Я тоже расстроен… Мне неприятно это слышать…”.

4. Признайте справедливость чувств, которые испытывает клиент

Присоединитесь к клиенту по эмоциям. Скажите, что в аналогичной ситуации вы вели бы себя точно так же. “Действительно, нужно отвечать за свои слова… Вы совершенно правы, я поступил бы точно так же…”.

5. Расскажите, что вы собираетесь предпринять, чтобы исправить ситуацию

Это возможность договориться, найти решение вопроса. Сделайте клиенту реальное предложение по его ситуации, а не обещание или объяснение. Пусть это будет вариант, который реально осуществить прямо сейчас. Не предлагается ему бонусы, скидки и прочие “плюшки” на будущее.

6. Обсудите с клиентом, что необходимо сделать, чтобы подобная ситуация не повторялась вновь

Или, если это невозможно, обсудите с ним, как вам совместно действовать в будущем для более быстрого и слаженного решения подобных проблем. Это еще одна возможность помириться с клиентом, восстановить репутацию компании, доверие к ней. Главное, в случае возникновения аналогичной ситуации, действительно выполнить все, что было обещано клиенту.

7. Поблагодарите клиента за то, что он обратил внимание на эту проблему

Скажите клиенту “Спасибо” за то, что он указал на слабые места, и у компании теперь есть возможность их исправить. Напишите клиенту благодарственное письмо и лучше руками. Так вы подчеркнете его значимость. Расскажите, какие выводы сделала компания, какие мероприятия были проведены и что еще планируете сделать. Пишите искренне и от чистого сердца, без всяких канцеляризмов и штампов.

Точное и последовательное соблюдение всех шагов технологии работы с претензиями и жалобами клиентов позволит компании и ее сотрудникам разрешать самые сложные и запутанные ситуации и сохранять хорошие отношения с клиентами.

Юрист по претензионной работе

Содержание статьи

Ведение претензионной работы — профилактика судебных разбирательств, выполняемая квалифицированным юристом, так как именно он способен оценить ситуацию в рамках действующего законодательства и предпринять правильные шаги, которые решат конфликтную ситуацию без обращения в суд. Грамотное построение этой, на первый взгляд, простой задачи позволяет избежать затяжных конфликтов в большинстве случаев, а также является прочной основой для исков. При организации претензионной работы важен профессиональный подход — не стоит поручать разработку стратегии взыскания дебиторской задолженности и предъявление претензий секретарям, делопроизводителям, не имеющим достаточных навыков и не знакомых с нормами законодательства. Мы рекомендуем обратиться к юристу, обладающему высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как ведение претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел должно учитывать все нюансы.

Обратите внимание!

Претензия — требование к контрагенту или должнику, предъявленное в связи с невыполнением взятых обязательств. Ее предъявляют с целью побудить партнера к решительным действиям по выполнению обязательств, не исполненным в срок.

Претензионная работа юриста заключается в грамотном изложении фактов и конкретного требования для предотвращения морального и имущественного вреда компании, в интересах которой он работает. Нередко юридические лица отказываются от создания отдельного структурного подразделения для работы с должниками и дебиторской задолженностью, прибегая к услугам внешнего специалиста.

Организация претензионной работы

Чтобы качественно написать претензию, необходимо обладать полным знанием ситуации, а сама претензионная работа требует особой деликатности, ведь претензии порой предъявляются постоянным партнерам. Поэтому претензионная работа на предприятии должна вестись регулярно. Стандартные и нестандартные претензии готовят специалисты, которым дают исходную информацию отделы, ведущие соответствующие участки работы. К примеру, отслеживают сроки оплаты по договору менеджеры. При отсутствии поступления оплаты они должны представить информацию специалисту для своевременного предъявления претензии. При выходе ситуации из разряда обычных всегда необходима помощь компетентного юриста, ведь зачастую оперативно подготовленная претензия, основанная на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства.

Подготовка юриста к претензионной работе заключается в следующем:

  • анализ вероятных последствий;
  • сбор доказательств, подтверждающих требования;
  • подготовка, получение, составление претензии;
  • предъявление собственных претензий, подготовка ответов на претензии партнеров;
  • регистрация, отправка, хранение претензий;
  • контроль претензионного производства;
  • рассмотрение и анализ претензий, обеспечение полной организации претензионной работы;
  • оценка претензий, полученных предприятием, и исходящих от него с точки зрения закона.

Обратите внимание!

Претензионное письмо оформляют на официальном бланке предприятия, в котором указывают полное название адресата, почтовый адрес и излагают соответствующие требования.

В зависимости от ситуации в претензии могут приводиться расчеты, содержаться ссылки на документы, подтверждающие частичное или полное исполнение или неисполнение обязательств. Если речь идет о штрафах или возмещении убытков, в претензии должна быть указана ссылка на нарушенные условия договора и закон, устанавливающий ответственность за данное нарушение.

Порядок претензионной работы

Претензия является профилактической мерой и способом досудебного урегулирования спора, выражением недовольства товаром или работой, активным ожидание реакции контрагента на возникшую в деловых отношениях проблему. Порядок претензионной работы является формой защиты прав, регулирующих спор между кредитором и должником до суда. Если должник не удовлетворит претензионные требования полностью или частично, продолжением работы по взысканию долга или принуждении к исполнению условий договора станет предъявление иска в суд.

Претензию подписывает руководитель организации или ее заместитель, затем ей присваивается регистрационный номер.

Принято разделять текст претензионного письма на части:

  • вводная — описание правоотношений сторон;
  • описание характера нарушения обязательств, которые допустил контрагент;
  • требования к адресату.

В тексте претензии возможно указание на различные последствия отказа от исполнения обязательств. Чтобы подтвердить соблюдение порядка досудебного урегулирования спора, необходимо сохранить доказательства получения претензии должником. К ним относятся:

  • письмо, отправленное в порядке электронного документооборота с применением ЭЦП;
  • уведомление о вручении письма с описью вложения.

Обратите внимание!

Грамотная организация претензионной работы не только снижает нагрузку на судей, но также позволяет сохранить партнерские отношения. В претензии обязательно следует указать реальный срок для ответа. Как правило, срок на ответ составляет 30 календарных дней.

В зависимости от возникших правоотношений обязательность претензионного порядка разрешения спора предусмотрена следующими нормами:

  • п. 1 ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ;
  • п. 2 ст. 452 ГК РФ;
  • ст. 120 Федерального закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» и другими.

Часть 5 ст. 4 АПК РФ, ч. 3 ст. 4 Кодекса административного судопроизводства РФ (КАС РФ) говорят о том, что несоблюдение требования о досудебном урегулировании спора препятствует обращению в суд.

Важно корректно сформулировать требования претензии при введении в договор условий о досудебном порядке урегулирования конфликта. Предмет претензионных требований должен отвечать требованиям иска, в противном случае судебный орган оставит исковое заявление без рассмотрения. К примеру, если вы укажете только требование об уплате основной задолженности и не упомяните о пене, вы не сможете в суде отстоять взыскание данной неустойки. А вот цена иска и размер долга, указанный в претензии, могут не совпадать, поскольку сумма долга и период просрочки к моменту обращения в суд могут увеличиться.

Обратите внимание!

Предъявление претензии направлено на попытку урегулировать ситуацию до суда и получение подтверждений соблюдения претензионного порядка для разрешения конфликта.

В силу п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ и абз. 2 ст. 222 ГПК РФ суд не рассматривает иск, если установит несоблюдение истцом претензионного порядка. Но при этом суд рассматривает реальную возможность решить конфликт миром между участниками при волеизъявлении сторон. Если доказательства невозможности мирно решить спор присутствуют, суд рассматривает иск по существу.

Читать еще:  Что можно сделать, если подрядчик нарушает сроки выполнения работ

Способы и форма отправки претензии

Сегодня множество компаний переходит на электронный документооборот. Покупатели с поставщиками обмениваются электронными письмами, поэтому возникает вопрос: обязательно ли дублировать электронное письмо на бумаге? Во многих правоотношениях предъявление претензии является обязательным до подачи иска в суд. Чтобы избежать проблем, электронные адреса, по которым будет вестись переписка, нужно закреплять в тексте договора.

Обратите внимание!

До подачи иска в суд электронную переписку нужно перевести на бумагу в рамках особой процедуры по обеспечению доказательств с использованием нотариуса. Суды не всегда принимают в качестве доказательств распечатку электронных писем.

Мы рекомендуем использовать письменную форму претензий, поскольку она экономит время в будущем при неисполнении контрагентом своих обязательств. Электронную переписку можно использовать в качестве дополнительного способа обмена информацией.

Чтобы доказать не только факт отправки, но и подтвердить, что была отправлена именно претензия, следует направить ее заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Этот перечень документов является надлежащим доказательством соблюдения требований досудебного урегулирования спора.

Регистрацию входящих претензий ведет делопроизводитель или секретарь. Юристы, как правило, дублируют регистрацию претензий с целью удобства контроля. Юрист занимается также отслеживанием претензии с момента получения до завершения процесса, когда предъявляющий претензию получит удовлетворительный ответ или примет решение о рассмотрении спора в суде.

Наши специалисты имеют обширную и успешную практику предоставления услуг, направленных на урегулирование споров в досудебном порядке, помогут разобраться с возникшей проблемой в краткие сроки, независимо от того, проживаете вы в Москве или другом регионе России.

Инфокрафт: Формула ЖКХ

Претензионная работа picture_as_pdf

Для работы с должниками в программе реализован блок «Претензионная работа», который находится в меню «Дополнительные возможности».

Если данный раздел не отображается в дополнительных возможностях, тогда необходимо зайти в пункт «Администрирование» — «Сервис» — «Настройка квартплаты», перейти на вкладку «Дополнительные возможности» и установить флаг «Претензионная работа».

Создание новых претензий.

Программа позволяет быстро выявить должников и выставить им претензии. Для этого нужно воспользоваться обработкой «Создание новых претензий». Указывается организация, определяется дата, на которую будут выставлены претензии. Затем можно отобрать должников по сумме задолженности, либо по количеству дней задолженности, либо сразу по этим двум параметрам.

Нажимаем «Далее». Выбираем, какие лицевые счета будем обрабатывать. Снова кнопка «Далее». Программа находит всех задолжников, которые попадают под указанные условия (критерии). Выбираем необходимые лицевые счета и нажимаем «Создать претензии». Затем «Готово».

Произойдет формирование претензий: для каждого лицевого счета будет создан отдельный документ «Претензия». По умолчанию он находится в состоянии «Начальное состояние», и в нем зафиксирована задолженность в разрезе услуг на дату создания претензии.

Дальнейшая работа с претензиями заключается в смене состояний и распределении оплаты.

Состояния претензий и переходы между ними.

Состояния, в которых находятся претензии, необходимо перед началом использования создать. Созданные состояния хранятся в справочнике «Состояния претензий».

После создания состояний настраиваются переходы между ними. Например, из «Начального состояния» претензия может перейти в состояние «Выставление претензионного письма» или «Передача в суд» (названия приведены для примера).

При смене состояния может быть выполнено одно из следующих действий:

  • Зафиксировать задолженность – выбор этого типа действия значит, что задолженность, зафиксированная в текущем состоянии, будет передана в следующее состояние.
  • Закрыть претензию без возврата непогашенной задолженности – при выборе этого типа действия претензия будет закрыта окончательно, по ней не будет производиться распределение оплаты.
  • Закрыть претензию – этот тип действия закроет претензию с сохранением долга. В дальнейшем на нее будет распределяться оплата.

После заполнения вкладки «Переходы» и сохранения состояния появится возможность изменить состояния претензий согласно данным на этой вкладке.

Например, из «Начального состояния» по переходу «Отправка письма» претензия переводится в состояние «Выставление претензионного письма»:

На вкладке «Переходы по условиям» настраиваются условия для автоматической смены состояний.

Условия, при выполнении которых претензия перейдет в следующее состояние, создаются и хранятся в справочнике «Условия над претензиями», который так же доступен в блоке «Претензионная работа».

При настройке условий следует указать наименование условия, затем в табличной части добавить новую строку и выбрать один показатель из приведенного списка.

  • «Количество дней с начала претензии» – количество дней, прошедших с даты открытия претензии;
  • «Количество дней в текущем состоянии» – количество дней нахождения претензии в текущем состоянии (например, «Дело передано в суд»);
  • «Количество дней текущего состава претензии» – количество дней текущей задолженности по претензии, прошедших с момента последней частичной оплаты по данной претензии. Программа анализирует дату открытия самого последнего документа «Распределение оплаты по претензиям», с помощью которого заносилась оплата по претензии, и добавляет к данной дате количество дней, указанных в данном реквизите;
  • «Процент оплаты по начальному составу претензии» – процент оплаты от начальной задолженности по претензии;
  • «Процент оплаты по текущему составу претензии» – процент оплаты от текущей задолженности по претензии.

Далее заполняется вид условия и значение, с которым будет сравниваться заданный в первой ячейке показаний.

Например, следующая настройка:

означает, что если с даты создания претензии прошло 30 дней, то условие выполнится.

Если это условие будет указано на вкладке «Переходы по условиям» в Состоянии претензии, тогда при его выполнении произойдет переход в заданное состояние.

В примере это состояние «Выставление претензионного письма»:

Обработка находится в меню «Претензионная работа», блок Сервис. Предназначена для перевода претензий из состояния в состояние согласно условиям перехода.

После открытия обработки нажимаем «Далее» и попадаем на окно выбора организации и отбора претензий.

Выбираем организацию, в которой открыты лицевые счета, по которым выставлены претензии, так же вариант отбора претензий:

  • «Все» – для обработки будут выбраны все имеющиеся претензии;
  • «В указанном состоянии» – для обработки будут выбраны претензии, находящиеся в состоянии, указанном в реквизите «Состояние»;
  • «Выбрать вручную» – необходимо выбрать вручную те претензии, которые будут обрабатываться.

После нажатия на кнопку «Далее» на очередной закладке появится список отобранных претензий, который можно редактировать, добавлять или удалять претензии.

Например, отбираем только те претензии, которые находятся в состоянии «Передача в суд»:

При нажатии на кнопку «Далее» получим список таких претензий:

Еще раз нажимаем «Далее», чтобы попасть на следующий шаг для выбора типа действий над претензиями и выбора даты смены состояния.

«Тип действия над претензиями»:

  • «Смена состояний по условиям» – если выбран этот тип действия, то на следующем шаге (после нажатия кнопки «Далее») сформируется список претензий, для которых возможно автоматически сменить состояние (выполнено условие перехода).

В этом списке необходимо выбрать нужные претензии и нажать на кнопку «Выполнить», чтобы перевести претензии в новое состояние;

    «Смена состояний вручную» – сменить состояния вручную можно в том случае, когда все претензии с предыдущей закладки находятся в одинаковом состоянии. При нажатии на кнопку «Далее» на следующей закладке выводится список возможных переходов из текущего состояния.

После выбора следующего состояния снова нужно нажать «Далее» и на открывшейся форме отобрать необходимые претензии и нажать на кнопку «Выполнить»;

«Печать документов» используется для печати Карточки претензии или Предупреждения в зависимости от того, какая печатная форма выбрана.

После выбора формы отчета необходимо нажать кнопку «Выполнить» для формирования документов и передачи их на печать или сохранения.

Распределение оплаты по претензиям.

Документом «Распределение оплаты по претензиям» («Дополнительные возможности» — «Претензионная работа») необходимо отражать поступление оплаты от должников (оплата принимается обычными документами по оплате услуг, такими как «Оплата услуг», «Групповой ввод оплаты услуг», «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата ЖКУ» и т.д.).

После внесения оплаты по лицевым счетам создается документ «Распределение оплаты по претензиям». В шапке документа необходимо указать период, за который будет произведен анализ поступившей оплаты.

Документ заполняется с помощью кнопки «Заполнить оплату». Есть две возможности заполнения: либо по всем лицевым счетам должников, по которым поступила оплата, либо, при выборе варианта «Заполнять и распределить оплату списка ЛС» доступна возможность отбора лицевых счетов.

Посмотреть, как распределяется оплата по услугам и по зафиксированному долгу можно с помощью кнопки «Изменить распределение оплаты»: откроется вкладка «Распределение оплаты». Можно так же внести изменения в автоматическое распределение, например, снять какую-либо сумму с одной услуги и перенести на другую.

Вкладка «Распределение оплаты» выглядит следующим образом:

Документ используется для корректировки сумм претензий. Например, по решению суда требуется уменьшить долг по претензии. В шапке этого документа указываются лицевой счет и претензия, по которым будет происходить корректировка. Табличная часть заполняется наименованиями услуг и суммой корректировки. Положительная сумма увеличивает долг по претензии, отрицательная уменьшает.

Читать еще:  Заказчик не оплачивает работу из-за пробелов в договоре

Отчеты по претензионной работе.

Все отчеты находятся в подсистеме «Дополнительные возможности», меню «Претензионная работа (отчеты)».

Претензионное письмо – это предупреждение должнику о наличии долга на определенную дату (задается в шапке отчета), в претензионном письме так же указывается сумма задолженности и срок оплаты. Внести изменения в макет отчета можно с помощью печатных форм отчетов (Расчеты – Печатные формы отчетов – Вид отчета: Претензионное письмо). 2. «Карточка претензии»

Этот отчет так же можно открыть непосредственно из претензии, нажав на кнопку «Карточка претензии». В нем можно увидеть состояние расчетов по претензии или списку претензий, даты поступления оплат, сумму оплат в разрезе услуг. 3. «Состояние расчетов по претензиям»

Этот отчет позволяет получить общую информацию о состояниях претензий (кроме закрытых) и долгу по ним. Можно посмотреть и историю работы с претензией, установив флаг «Разворачивать по состояниям». В этот отчет можно добавить дополнительные поля, например, информацию о лицевом счете или объекте учета.

Претензионная работа

Зачем нужна претензионная работа

Одним из основных источников недорогих средств для обеспечения текущей финансово-хозяйственной деятельности компании являются оборотные средства, состоящие из дебиторской задолженности плюс материально-производственные запасы, минус кредиторская задолженность. В связи с этим одной из главных задач финансовой службы компании является сокращение дебиторской задолженности. Для успешного решения этой задачи необходимо выработать единый подход к договорной работе в части включения в договоры условия о неустойках, а также организовать эффективную претензионную работу.

С другой стороны, растягивание сроков оплаты по кредиторской задолженности также открывает доступ к готовому источнику денежных средств. Для законного «растягивания» сроков применяются последующая оплата (вместо предоплаты и авансов), отсрочки и рассрочки платежа по условиям договора. При этом финансовая служба должна следить за сроками расчетов по обязательствам с кредиторами, которые также могут предъявить претензию за несвоевременные расчеты. И тогда «дешевые» деньги станут «дорогими».

Пени, штрафы, неустойки – правовые основы

Согласно п. 1 ст. 330 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности, в случае просрочки исполнения.

Статьей 331 ГК РФ предусмотрено, что соглашение о неустойке должно быть совершено в письменной форме независимо от формы основного обязательства. Несоблюдение письменной формы влечет недействительность соглашения о неустойке.

Кредитор вправе требовать уплаты неустойки, определенной законом (законной неустойки), независимо от того, предусмотрена ли обязанность ее уплаты соглашением сторон. Размер законной неустойки может быть увеличен соглашением сторон, если закон этого не запрещает (ст. 332 ГК РФ).

Если подлежащая уплате неустойка явно несоразмерна последствиям нарушения обязательства, суд вправе уменьшить неустойку (ст. 333 ГК РФ).

Налогообложение

Согласно п. 3 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам относятся доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба.

Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) являются дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Согласно пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба.

В соответствии с пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ расходы в виде сумм штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) признаются на дату признания должником либо дату вступления в законную силу решения суда.

Документальное подтверждение доходов (расходов)

Письмом ФНС России от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@ до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков доведено письмо Минфина РФ по вопросу учета для целей налогообложения прибыли организаций сумм штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба.

В случае, когда кредитор учитывает данные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору неустойки за нарушение договорных или долговых обязательств (в полном объеме либо в меньшем размере) исходя из условий договора, могут являться:

— двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т.п.);

— (или) письмо должника;

— (или) иной документ, подтверждающий факт нарушения обязательства, позволяющий определить размер суммы, признанной должником.

Кроме того, по мнению Минфина, самостоятельным основанием, свидетельствующим о признании должником данной обязанности полностью или в части, является соответственно полная или частичная фактическая уплата им кредитору соответствующих сумм. В этом случае фактически уплаченные должником суммы подлежат включению кредитором в состав внереализационных доходов.

Примечание. Хотя в письме Минфина прямо приведен перечень документов, на основании которых в налоговом учете могут признаваться доходы (расходы) в виде неустоек и возмещения ущерба, с юридической точки зрения он вызывает некоторые сомнения. В хозяйственной практике компаний урегулирование вопросов, связанных с предъявлением неустоек и требований о возмещении ущерба, производится в ходе претензионной работы, которая ведется по установленным правилам. Документы претензионного дела, являются не только бесспорным подтверждением доходов (расходов) организации, но и используются при необходимости в арбитражном процессе.

Организация и ведение претензионной работы

Претензионный порядок урегулирования спора — это форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд или арбитражный суд. Понятие «претензионный» тождественно понятию «досудебный» (см. Большой юридический словарь / Под ред. проф. А.Я. Сухарева, ИНФРА-М, 2007).

Организация претензионной работы в компании начинается с подготовки совместно с заинтересованными подразделениями приказа (положения, стандарта) о порядке ведения претензионной работы.

В этом документе необходимо определить:

1) порядок получения юридической службой от структурных подразделений документов, необходимых для предъявления претензий;

2) ответственных лиц и сроки передачи указанных документов;

3) алгоритм проверки наличия права на предъявление претензий и полноты материалов для их обоснования;

4) порядок и сроки визирования претензий заинтересованными подразделениями и передачи на подпись руководителю организации;

5) работа с полученными от контрагентов претензиями;

6) иные организационные вопросы по ведению претензионной работы.

Ведение претензионной работы состоит из следующих процедур:

1. Предъявление претензий:

— получение от структурных подразделений документов, необходимых для предъявления претензий, в том числе по дебиторской задолженности;

— открытие претензионного дела;

— проверка наличия права на предъявление претензий и полноты материалов для их обоснования;

— проверка законности предъявленной претензии и ее обоснованности (наличие необходимых доказательств, правильность расчета взыскиваемой суммы и т.д.);

— составление проекта претензий, согласование с заинтересованными структурными подразделениями и представление на подпись руководителю организации;

— учет и регистрация предъявленных претензий;

— подготовка необходимой документации для рассмотрения претензий в арбитраже;

2. Рекламационная работа:

— предъявление поставщикам (подрядчикам, изготовителям) рекламаций:

а) в связи с нарушениями условий договоров по качеству и (или) количеству поставленной продукции, товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

б) в связи с обнаруженными недостатками продукции, товаров, выполненных работ, оказанных услуг в течение гарантийного срока, установленного законом и (или) договором;

— учет и регистрация рекламационных актов;

— подготовка необходимой документации для рассмотрения рекламаций в арбитраже;

3. Подготовка ответа на полученные претензии:

— учет и регистрация поступивших претензий;

— открытие претензионного дела;

— запрос недостающих документов по полученным претензиям;

— направление претензий структурным подразделениям, с деятельностью которых связана данная претензия, для проверки расчетов и представление всех документов, необходимых для разрешения претензий;

— составление проекта ответа на претензию, согласование с заинтересованными структурными подразделениями и представление на подпись руководителю организации;

— подготовка необходимой документации для рассмотрения претензий в арбитраже;

— анализ и обобщение практики рассмотрения претензий, внесение предложений руководителю организации об ответственности конкретных лиц и структурных подразделений, допустивших нарушения хозяйственных обязательств перед контрагентами.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector